Закон 54-ФЗ: что нужно знать

Ежегодно требования к денежным расчетам в России становятся строже, и сегодня практически любая торговая операция требует использования кассы.

Рассмотрим требования Федерального закона №54-ФЗ: кто должен использовать кассу, что изменилось в 2025 году и как избежать штрафов.

54-ФЗ: что регулирует закон

Федеральный закон №54-ФЗ устанавливает правила использования контрольно-кассовой техники (ККТ) при проведении расчетов с покупателями. Данные каждой покупки регистрируются и передаются в налоговую службу с помощью оператора фискальных данных (ОФД).

Согласно 54-ФЗ к расчетам относятся :

• оплата товаров, работ или услуг;
• возврат средств, если покупатель отказался от покупки;
• внесение предоплаты или аванса;
• возврат предоплаты или аванса;
• прием ставок, интерактивных ставок, а также выдача игровых фишек и продажа лотерейных билетов;
• оплата выигрышей;
• предоставление и погашение кредитов или займов, в том числе через ломбарды, для оплаты товаров или услуг;
• осуществление иных встречных предоставлений за товары и услуги.

Применение контрольно-кассовой техники зависит от того, с кем и каким образом проводится расчет:

• При расчетах с физлицами — касса обязательна при любом способе оплаты: наличными, банковской картой, переводом со счета или любым другим способом.
• При расчетах с ИП и юридическими лицами — касса используется при оплате наличными (не более 100 000 рублей) и безналичными средствами при непосредственном контакте. При переводе денег между расчетными счетами ККТ не требуется.

Также есть ряд исключений в ст. 2 № 54-ФЗ — тех, кто может не применять ККТ:

• самозанятые граждане;
• ИП и организации на патенте при определенных видах деятельности;
• ИП и организации на едином сельхозналоге при наличии не более трех торговых мест площадью не более 15 кв метров (ЕСХН);
• ИП и организации, которые занимаются ремонтом обуви, разносной торговлей, продажей газет и другими видами деятельности.

Подробнее о случаях, когда можно не использовать кассу, рассказали в нашей статье.

Основные требования 54-ФЗ

Касса должна соответствовать следующим требованиям:

• включена в официальный реестр ФНС;
• имеет фискальный накопитель: специальное устройство, которое формирует, шифрует и хранит фискальные документы;
• формирует фискальные документы, в том числе кассовые чеки в  бумажном и в электронном виде;
• передает данные о продажах ОФД в онлайн-режиме;
• соответствует требованиям законодательства.

А также согласно 54-ФЗ предприниматели должны:

• использовать только сертифицированные онлайн-кассы для расчетов с покупателями;
• зарегистрировать ККТ в ФНС;
• вести учет всех операций через кассу с передачей данных в ФНС;
• выдавать покупателю кассовый чек при каждом расчете;
• контролировать исправность и правильную эксплуатацию ККТ, своевременно проводить замену фискального накопителя.

Что нужно для работы по 54-ФЗ

Для соблюдения требований закона предпринимателю нужно выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Получить квалификационную электронную подпись (КЭП)

Квалификационная электронная подпись (КЭП) — это цифровой аналог личной подписи, необходимый для регистрации контрольно-кассовой техники, заключения договора с ОФД и работы с электронными документами.

Для ее получения нужно:

1. Приобрести токен у сертифицированного оператора или в интернет-магазине. Важно, чтобы была сертификация ФСТЭК или ФСБ России.
2. Подать заявление на получение КЭП через портал ФНС или лично в налоговой инспекции.
3. Прийти в налоговую службу с паспортом, токеном и СНИЛС для записи сертификата КЭП.
4. Установить программу «КриптоПро CSP» для подписи электронных документов, лицензию для которой выдают вместе с КЭП.

Шаг 2. Купить или арендовать онлайн-кассу

Можно приобрести физическую кассу для долгосрочного использования или арендовать, если нужен временный вариант, например, для сезонного бизнеса.

Также можно использовать облачную кассу. Она подойдет, если расчеты проходят:

• на сайте, в интернет-магазине или мобильном приложении;
• непосредственно у клиента, например, при курьерской доставке или выездных услугах, таких как ремонт, дизайн или консультации;
• в транспорте: такси, грузовики, пассажирские перевозки;
• через автоматические устройства: вендинговые аппараты, платежные терминалы и киоски самообслуживания.

Например, облачные кассы АТОЛ Онлайн соответствуют всем требованиям 54-ФЗ, обеспечивая шифрование, отправку и хранение фискальных данных, а также формирование и передачу электронных чеков покупателям.

Шаг 3. Купить фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это устройство, которое защищает и шифрует данные о всех расчетах. Срок службы составляет 15 или 36 месяцев, в зависимости от модели устройства, выбор зависит от вида деятельности и применяемого налогового режима.

Шаг 4. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)

ОФД обеспечивает сбор и передачу фискальных данных с онлайн-касс в налоговую службу. Без подключения к оператору из официального реестра ФНС работа кассы невозможна.

Заключение договора с ОФД происходит онлайн. На сайте выбранного оператора необходимо заполнить форму с данными организации и кассы, а затем договор подписывается электронной подписью. После оформления договора появятся инструменты для регистрации кассы, контроля передачи чеков и настройки параметров фискализации.

Шаг 5. Зарегистрировать кассу и фискальный накопитель

После заключения договора с ОФД и получения КЭП необходимо зарегистрировать ККТ в ФНС:

1. Войдите в личный кабинет на сайте ФНС и подайте электронное заявление в разделе «Учет контрольно-кассовой техники».
2. После проверки заявления и присвоения регистрационного номера со стороны ФНС, введите этот номер в настройки кассы и распечатайте отчет о регистрации, убедитесь, что отчет отправился в ОФД.
3. Проверьте в личном кабинете, что ФНС сформировала карточку регистрации ККТ. Только после этого на кассе можно оформлять кассовые чеки.

Что изменилось в 54-ФЗ в 2025 году

С 2025 года вступили в силу важные изменения в 54-ФЗ.

Упрощение регистрации и обслуживания

С марта 2025 года регистрация, перерегистрация и снятие с учета кассы стали проще, так как больше не требуется подача данных из отчета о регистрации или перерегистрации ККТ в ФНС. Срок рассмотрения таких операций сократился до пяти рабочих дней.

Кроме того, при замене фискального накопителя не нужно подавать заявление в ФНС, если условия применения кассы не меняются. Достаточно сформировать отчет на кассе, передать его через ОФД и убедиться, что в ФНС появилась карточка регистрации.

Выдача чека в ресторанах и кафе

Предприятиям общественного питания теперь необходимо выдавать бумажные кассовые чеки до приема оплаты.

Возможность выдачи электронных чеков через ФНС.

С марта 2025 года у бизнеса появилась возможность предоставлять покупателям электронные чеки  через государственный сервис «Мои чеки онлайн». Выдача бумажного чека остается обязательной, однако при согласии покупателя получить электронный документ, то печатная форма не требуется.

ККТ на рынках и ярмарках

Теперь онлайн-касса обязательна практически для всех, кто торгует на рынках и ярмарках, вне зависимости от способа оплаты. К исключениям относятся ИП и юридические лица на ЕСХН при некоторых условиях, ИП на патенте для некоторых видов деятельности на ярмарках выходного дня. За соблюдением правил следят администрации рынков, которые обязаны ежемесячно проверять наличие зарегистрированных касс у арендаторов.

Учет всех расчетов, включая QR и СБП

Оплаты через QR-код и Систему быстрых платежей (СБП)тоже должны проводиться только через кассу. 

Место расчетов

При расчетах с покупателями ККТ должна располагаться непосредственно в точке проведения расчетов. Если расчеты проходят через автоматы, то кассу необходимом встроить в устройство или соединить с ним напрямую.

Новые полномочия ФНС

С марта 2025 года налоговая служба получила новые права по контролю за бизнесом, использующим кассы. Теперь ФНС может:

• получать напрямую данные о безналичных расчетах через НСПК и СБП;

• снимать с учета кассу, если ее не предъявили во время проверки;

• передавать информацию об адресе, месте установки ККТ и дате регистрации в Роспотребнадзор и Минздравсоцразвития;

• самостоятельно устанавливать требования к качеству печати и размеру символов на чеке;

• проводить контрольные закупки и аудиты по жалобам или собственной инициативе, в том числе с правом проверять кассы на месте.

Штрафы за нарушения 54-ФЗ

Ответственность за неприменение ККТ, либо наличие ошибок в применении ККТ регулируется статьей 14.5 КоАП РФ.

Отсутствие кассы

• За первое нарушение ИП обязан заплатить штраф в размере 25–50% от суммы расчетов, проведенных без ККТ, но не менее 10 000 рублей, а для юридических лиц — 75–100% от суммы таких расчетов, но не менее 30 000 рублей.

• При повторном нарушении, а также если сумма расчетов без кассы превысила один миллион рублей, для должностных лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного до двух лет, а для ИП и юридических лиц — приостановление деятельности сроком до 90 суток.

Использование кассы с нарушениями

• Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей.

• Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Отказ предоставить чек покупателю

• Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф 2000 рублей.

• Для юридических лиц — предупреждение или штраф 10 000 рублей.

Отказ в предоставлении документов по требованию

• Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей.

• Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Что важно запомнить

• Закон 54‑ФЗ устанавливает правила применения онлайн‑касс, регистрацию всех расчетов и передачу данных о покупках в налоговую.

• Касса обязательна при любых расчетах: наличные, карты, переводы, СБП, QR‑оплата. Освобождение действует лишь для некоторых категорий: самозанятые, часть ИП на патенте или ЕСХН, а также отдельные виды бизнеса.

• Онлайн‑касса должна быть зарегистрирована в ФНС, подключена к ОФД и иметь фискальный накопитель.

• Чтобы законно применять кассу нужно: иметь КЭП, зарегистрированную кассу с фискальным накопителем, договор с ОФД и учет в ФНС.

• С 2025 года упростилась регистрация касс, появилась возможность выдавать электронные чеки через сервис «Мои чеки онлайн», расширились требования для рынков и СБП, а ФНС получила новые полномочия.

• За нарушения 54‑ФЗ предусмотрены штрафы: от отсутствия кассы и ошибок в применении до отказа выдать чек или предоставить документы.