Облачная касса или отправка чеков без кассы: что выбрать

Предприниматели, которые только-только начинают бизнес, ищут любые возможности сэкономить: на приеме платежей, оборудовании, поставках, налогах. В том числе пробуют сэкономить на кассе: стараются обойти закон, вовсе не используя ее, или ищут агентов, которые возьмут все на себя за небольшую плату. Разбираемся, легальная ли такая схема и как она работает.

Что говорит 54-ФЗ

В 2025 году большинство предпринимателей — неважно, работающих в интернете или офлайн — должны использовать онлайн-кассы при расчетах с клиентами. Исключения указаны в ст. 2 № 54-ФЗ: ремонт обуви, разносная торговля, работа на НПД, в труднодоступных местностях и так далее.

Право передать формирование и печать чеков третьему лицу в законе не прописано. К тому же ФНС прямо говорит в письме от 06.09.2023 года № АБ-4-20/11334@ «О сервисах формирования фискальных документов», что бизнес обязан работать с собственной кассой — если самостоятельно продает товары или оказывает услуги.

То есть ККТ должна быть зарегистрирована именно на продавца, чеки формировать и передавать он должен сам — а агенту можно перепоручить только прием платежей и формирование чека предоплаты. 

Как тогда работает отправка чеков без кассы

В привычном порядке работы есть одно исключение, если передать посреднику не только прием платежей, но и право на совершение сделок (ст. 1005 ГК РФ). В таком случае вы считаетесь поставщиком товара, а вот продавцом становится агент. Соответственно, и все обязанности по работе с кассой ложатся на него: зарегистрировать и установить ККТ, сформировать и отправить чек и так далее.

При этом в структуре чека указываются два реквизита (Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@):

• «данные поставщика» (тег 1224);

• «ИНН поставщика» (тег 1226).

Благодаря им клиент понимает, к кому обращаться по всем вопросам, связанным с товаром, а налоговая видит, куда ушла выручка.

Плюсы и минусы отправки чеков без кассы

Такой способ работы кажется удобным:

• можно сэкономить на кассе и фискальном накопителе;

• не нужно тратить время и деньги на регистрацию ККТ и договор с ОФД;

• вся работа с кассой ложится на других людей, а предприниматель занимается только товаром. 

Но у нее достаточно минусов.

1. Все равно надо платить. Но уже не за кассу, а за услуги агента. Причем оплата услуг не всегда фиксированная, и может меняться от оборота, времени работы с агентом и прочего.

2. Нельзя работать с маркированными товарами, которых становится все больше и больше. В итоге пропадает возможность работать с очень популярными категориями, вроде одежды, обуви, БАДов и прочего. 

3. Как правило, нет доступа к мониторингу чеков, то есть ошибку увидеть и исправить сложнее. К тому же обычно нельзя сделать чек коррекции.

4. Возникают вопросы к законности использования такой схемы, когда чек за вас делает платежный агент. (см выше приведенное письмо ФНС).

Отправка чеков через облачную кассу

Использование собственной, зарегистрированной на вас кассы — единственный законный способ производить расчеты с клиентами и вести бизнес в качестве продавца, а не поставщика. Оптимальный вариант для тех, кто торгует или оказывает услуги в интернете — облачная касса. 

По сути, это — обычная касса, которая передает данные о расчетах в налоговую, формирует фискальные документы и отправляет их покупателю. Но находится она не у предпринимателя, а в дата-центре. Провайдер полностью берет на себя обслуживание и гарантирует бесперебойную работу оборудования. И кроме того, предоставляет доступ к кабинету с аналитикой, где можно в любой момент проверить кассу и чеки, и множество дополнительных услуг.

Продавец только платит стоимость аренды и фискального накопителя. 

Облачные кассы АТОЛ Онлайн также предлагают подключение эквайринга, договор с ОФД, бесплатные регистрацию и настройку кассы — без визита в налоговую. Вы можете принимать платежи в интернете любым удобным способом, работать с любыми товарами, в том числе маркированными. Мы гарантируем отправку чеков покупателям 24/7 и полное соответствие 54-ФЗ. Выберите тариф, который подойдет вашему бизнесу.

Что выбрать: работу с кассой или по агентской схеме

Агентская схема подойдет маленькому, начинающему бизнесу. Начать работу по ней можно моментально: регистрируемся в сервисе, который предоставляет услугу — и все, не нужно ничего настраивать. Однако у такого подхода есть много минусов, из-за которых отправка чеков без кассы в рамках закона сильно ограничена. 

Используйте ее, если только пробуете себя в бизнесе. Или для быстрого и дешевого тестирования гипотез: вывода на рынок новых товаров и услуг.

Во всех остальных случаях онлайн-бизнесу стоит арендовать облачную кассу и работать с чеками самостоятельно. Это на 100% законно, позволяет не думать об ассортименте товаров, возможных ошибках и прочем.