Онлайн-касса и эквайринг для вендинга: как выбрать и подключить

• Вендинговые автоматы и закон 54-ФЗ: нужна ли вообще касса
• Какую онлайн-кассу выбрать для вендингового автомата: стационарную или облачную
• Установка и регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция
• Что будет, если оставить вендинговый аппарат без кассы
• Главное об онлайн-кассах для вендинга

Вендинговые автоматы — это устройства, которые продают товары автоматически, без участия продавца. К ним относятся автоматы по продаже кофе, снеков, бахил и любых других товаров. Иногда к ним же относят кассы самообслуживания, на которых клиент может самостоятельно пробить и оплатить товар, взятый в торговом зале.

Поскольку вендинговый автомат принимает оплату, он должен быть оснащен онлайн-кассой и выдавать чеки. Разберем, в каких случаях это правило справедливо, какая именно онлайн-касса нужна для вендингового автомата и как ее установить и настроить.

Вендинговые автоматы и закон 54-ФЗ: нужна ли вообще касса

До 1 июля 2018 года вендинговые автоматы могли работать без онлайн-кассы. Теперь отсрочка закончилась, и практически во всех автоматах кассы должны стоять обязательно. Исключение — автоматы, которые принимают монеты и торгуют бахилами, жвачками или мелкими игрушками, которые стоят не дороже 100 ₽.

Другие автоматы обязаны выдавать клиенту чек, поэтому они должны быть оснащены онлайн-кассой.

Какую онлайн-кассу выбрать для вендингового автомата: стационарную или облачную

Согласно статье 1.2 54-ФЗ, в вендинговых автоматах можно использовать облачную кассу. Но можно поставить и обычную, стационарную. Разберем, какую выбрать.

Стационарная касса. Касса вендингового автомата должна уметь автоматически формировать чеки и считывать информацию с купюро— и монетоприемника. Поэтому любая онлайн-касса не подойдет — в реестре ФНС нужно выбрать устройства, маркировка которых заканчивается на «ФА» или «ФАС» (онлайн-касса для автоматических устройств самообслуживания).

Такую кассу нужно будет купить, поставить внутрь корпуса и настроить все для автоматической работы. Обычно этим занимаются производители вендинговых аппаратов.

Облачная касса. Это касса, которой физически нет в вендинговом аппарате. Она стоит в дата-центре облачного провайдера, получает от вендинга информацию о продаже и на основе этих данных формирует чек.

Облачную кассу не нужно ставить в вендинг — ее достаточно интегрировать с системами автомата через API. Этим тоже занимаются производители автоматов, обычно это происходит быстро и просто.

Что выбрать.

Если автомат один и его производитель готов быстро настроить интеграцию, можно взять стационарную онлайн-кассу. Еще без нее не обойтись, если вендинг стоит в зоне с плохим интернетом или вообще без связи.

Если автоматов несколько, вам не хочется долго возиться с настройкой и важно отслеживать состояние касс через интернет, лучше взять облачную кассу.

Если решите брать облачную кассу, учтите: в минуту она может выдавать не больше 30 чеков. Если автоматов много, а поток клиентов большой, лучше взять несколько касс.

Установка и регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

1. Выбрать кассу. Сначала решить, облачную или стационарную. Потом посмотреть, что предлагают производители — и выбрать кассу, которая будет работать с вендинговым аппаратом.

2. Купить и установить ФН. Касса не может работать без фискального накопителя. В стационарную кассу его нужно будет поставить физически. В облачную — просто оплатить, и его установит провайдер. Подробнее о фискальном накопителе читайте в нашей статье

3. Установить кассу в автомат. С этим поможет производитель автомата — он поставит внутрь стационарную кассу или настроит интеграцию с облачной. Самостоятельно сделать это не получится.

4. Зарегистрировать кассу в налоговой. Тут все как с обычной регистрацией, но нужно указать номер автомата, его название и адрес установки. Подробнее о регистрации кассы читайте в нашей статье

5. Настроить выдачу чека. Если в автомате стоит стационарная касса, она будет выдавать обычные бумажные чеки. Если облачная, чеки будут электронные. Можно настроить их выдачу несколькими способами:

• Подключить кассу к принтеру и печатать электронный чек на бумаге.
• Спрашивать у пользователя email или номер телефона и отправлять чек туда.
• Выводить ссылку на чек в виде QR-кода на экране.

Все способы законны, можно выбрать подходящий.

Что будет, если оставить вендинговый аппарат без кассы

Сам по себе вендинговый автомат без кассы не нарушает закон. Но если он продает товары и формирует чеки — это уже нарушение. За него есть следующие санкции от ФНС:

Первое нарушение:

• Должностные лица и ИП — от ½ суммы расчета, проведенного мимо кассы, но не менее 10 000 ₽.Например, если продать мимо кассы чехол для смартфона за 100 ₽, придется заплатить штраф 10 000 ₽. А если продать ноутбук за 30 000 ₽ — штраф будет от 15 000 ₽.
• Юрлица — от ¾ суммы расчета, проведенного мимо кассы, но не менее 30 000 ₽.

Повторное нарушение, если сумма расчетов мимо кассы превысила 1 млн ₽:

• Должностные лица — дисквалификация на срок от года до двух лет. В этот период нельзя будет занимать должность, например директора ООО.
• ИП и юрлица — приостановление деятельности на срок до 90 суток. Нельзя будет продавать товары и оказывать услуги.

Плюс штраф в тех же размерах, что и за первое нарушение.

Если касса есть и чеки она формирует, но не выдает их покупателю — это тоже нарушение. За него положены следующие санкции:

• Для должностных лиц и ИП — 2 000 ₽.
• Для юрлиц — 10 000 ₽.

Это штраф за каждый невыданный чек. Если не выдать 10 чеков, ИП могут оштрафовать на 20 000 ₽.

Главное об онлайн-кассах для вендинга

1. Вендинговый автомат обязательно должен быть оснащен кассой. Исключение — автоматы, которые принимают только монеты и торгуют мелкими товарами дешевле 100 ₽.

2. В вендинговый автомат можно поставить как стационарную, так и облачную кассу. Стационарная сможет работать без интернета, но обойдется дороже, если автоматов много. Облачной нужен интернет, зато она выйдет экономнее, а настраивать ее проще.

3. Установкой касс в автоматы обычно занимаются их производители — вам беспокоиться насчет этого не нужно.

4. Кассу важно зарегистрировать, указав при регистрации место установки автомата.

5. Вендинговый автомат обязательно должен выдавать чек: на бумаге, на экране или отправлять клиенту по почте или смс.

6. Если не поставить кассу, ФНС может оштрафовать.