Стационарная и облачная онлайн-касса: отличия, сравнение

• Чем отличаются стационарный кассовый аппарат и облачная касса
• Какая касса проще в обслуживании
• Какая касса надежнее
• Какая касса обойдется дешевле
• Какую кассу удобнее настраивать
• Какую кассу выбрать: стационарный аппарат или облачную?

В 2024 году почти все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Те, кто занимаются интернет-торговлей, перевозками или оказывают услуги у клиента на дому, могут использовать два типа касс: классическую стационарную или облачную, к которой можно подключаться по интернету. Разбираемся, что и в каких случаях выбирать — стационарную кассу или облачную.

Чем отличаются стационарный кассовый аппарат и облачная касса

И стационарная, и облачная — это онлайн-кассы, соответствующие требованиям 54-ФЗ. В них есть фискальный накопитель и они умеют отправлять чеки в налоговую. Только стационарную вы покупаете и ставите у себя в магазине или офисе, а облачную — берете в аренду и подключаетесь к ней через интернет.

Есть важный нюанс: стационарную кассу могут использовать все, а облачную кассу только определенные категории предпринимателей и организаций. Облачная разрешена, если вы не контактируете с клиентом напрямую, например, продаете ему товар через интернет. Или контактируете, но не на своей территории, например, в транспорте или у клиента на дому.

То есть облачную кассу можно использовать, чтобы принимать платежи в интернет-магазине, через приложение, в транспорте или от курьера. Но есть и другие случаи, разрешенные законом, о них подробнее смотрите в нашей сравнительной таблице.

Какая касса проще в обслуживании

Облачная касса. Доставляет минимум хлопот. Все тяготы по поддержанию ее в постоянном рабочем состоянии берет на себя компания, которая предоставляет вам кассу в аренду. Вы сами ничего не ремонтируете, не отвозите кассу в центр технического обслуживания в случае поломки, не меняете фискальный накопитель, не следите за постоянным электропитанием кассы и ее соединением с интернетом.

Если какое-то действие с кассой по закону должен совершить пользователь, сервис всегда об этом напомнит и подскажет, как это лучше сделать.

Перед регистрацией кассы нужно выбрать тип фискального накопителя: на 15 или 36 месяцев. Есть законодательные ограничения на то, какой предприниматель какой фискальный накопитель может применять, поэтому сервис АТОЛ Онлайн, к примеру, задает наводящие вопросы и помогает безошибочно выбрать подходящее устройство. А после регистрации личный кабинет показывает наполненность фискального накопителя и подсказывает оптимальные даты для его замены.

Стационарная касса. Требует присмотра — придется быстро среагировать, если что-то сломается. Если вовремя не заменить фискальный накопитель или не перерегистрировать кассовый аппарат, можно попасть на многомиллионный штраф.

Так, в 2020 году налоговая оштрафовала каршеринговый сервис BelkaCar на 259 млн рублей. Причина — несколько стационарных кассовых аппаратов компании, работающих в режиме удаленной фискализации, в течение трех месяцев не отправляли чеки в ОФД из-за переполненного фискального накопителя. Сейчас сервис пытается в третий раз обжаловать постановление ФНС, но пока результата нет.

Еще один риск: если дома или в офисе отключат электроэнергию или будет потеряна связь с интернетом, вы тоже можете нарушить закон. Если касса интернет-магазина не отправит электронный чек покупателю хотя бы на следующий день после проведения расчета и до момента вручения товара, будет нарушено требование пункта 5.4 статьи 1.2 54-ФЗ. Согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП, за каждый такой «поздний» чек может прийти штраф:

• Для ИП и должностных лиц — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей.

• Для юрлиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Какая касса надежнее

Облачная касса. Находится в идеальных условиях дата-центра, поэтому работает круглосуточно и практически без сбоев. Это удобно, например, для интернет-магазинов: владельцы точно знают, что платежи на сайте будут проходить всегда и в любое время суток. Если все же что-то случается, дежурный инженер оперативно решает проблему.

В помещении дата-центра поддерживается благоприятная для работы техники температура. Все кассы имеют резервные подключения:

• Если выходит из строя какой-то интерфейс связи, автоматически включается в работу дублирующий интерфейс.
• Если что-то не так на стороне провайдера интернета, автоматически подключается резервный канал.
• Если отключается один источник питания, автоматически подключаются другие источники вплоть до электрогенератора, находящегося на территории дата-центра.

Стационарная касса. Надежность стационарной кассы зависит от условий, которые вы ей обеспечите. Но обычно сложно сделать так, чтобы у вас в магазине или офисе был бесперебойный интернет и электричество.

На случай поломки можно завести запасную стационарную кассу, но быстро ее к сайту не подключишь. Если она не зарегистрирована под онлайн-торговлю, то придется ее перерегистрировать, а потом с помощью специалистов привязать ее к платежной форме сайта и приложениям курьеров.

Какая касса обойдется дешевле

Облачная касса. По стоимости бюджетные модели стационарных касс дешевле, чем год аренды облачной кассы. Например, ньюджер АТОЛ 91Ф Лайт обойдется примерно в 19  000 рублей, а год аренды в АТОЛ Онлайн обойдется в 29 600 рублей. Но у облачной кассы есть три плюса в плане финансов:

• Нет дополнительных трат — не платим за интеграцию с интернет-магазином, настройку удаленных платежей, обслуживание и ремонт. И даже за фискальный накопитель, если оплатите тариф «Без забот» сразу на 15 или 36 месяцев.
• Платите постепенно, фиксированную сумму каждый месяц — иногда это удобнее, чем сразу отдать десятки тысяч за покупку и настройку кассы.
• Расходы предсказуемые — вы знаете, что платите конкретную сумму, и ничего сверх этого. Не придется срочно искать деньги, если касса сломается или потребует обновления.

Иногда даже с учетом этих плюсов облачная касса обходится дороже стационарной. Но важно учитывать еще вероятные простои бизнеса из-за отсутствия света и интернета — и тогда за счет надежности появляется серьезная выгода.

Есть и ситуация, когда облачная касса однозначно дешевле — если вам нужно сразу много касс, например, для водителей или курьеров.

Мы подсчитали: таксопарк на 75 машин с одной облачной кассой тратит в первый год 40 200 рублей, а если покупает для каждой машины по стационарной кассе — 2 835 000 рублей. Облачная касса для такого таксопарка в 70 раз выгоднее стационарной.

Стационарная касса. Иногда стационарная касса выгоднее. Но для этого должно совпасть много факторов:

• Вы готовы заниматься кассой как отдельной бизнес-задачей — следить за ее исправным функционированием, вовремя обновлять прошивку и менять фискальные накопители.
• У вас хороший ЦТО, который быстро реагирует на поломки и предлагает выгодные цены на услуги.
• У вас одно-два места расчета с покупателями, и в ближайшем будущем не понадобится больше.

Какую кассу удобнее настраивать

Облачная касса. На ее подключение уходит меньше времени, потому что вам не нужно ждать поставки самого аппарата — облачный сервис готов предоставить вам удаленный доступ к кассе сразу после регистрации в личном кабинете и оплаты счета.

Кроме того, облачная касса сразу готова работать удаленно, и все, что вам нужно сделать — интегрировать ее с платежной системой вашего магазина или приложения.

Стационарная касса. Сначала нужно будет дождаться ее доставки. Потом — нанять специалиста, который настроит платежи через интернет и интеграцию с сайтом или приложением. Все это занимает больше времени.

Чтобы вам было проще сориентироваться, мы собрали табличку со сравнением касс:

Какую кассу выбрать: стационарный аппарат или облачную?

Облачную кассу, если:

• Вы продаете товары или услуги через интернет и не хотите возиться с настройками и подключением. Вы просто ищете удобный сервис, который можно быстро настроить на прием удаленных платежей.
• У вас много водителей, курьеров или вендинговых автоматов, и давать каждому кассу — слишком дорого.
• Вы не хотите беспокоиться о ремонте и обслуживании кассы.

Стационарную кассу, если:

• У вас офлайн-точка для приема платежей от клиентов. Например, классический магазин с прилавком или обычная автомойка.

• Вы принимаете платежи через интернет, но хотите купить кассовый аппарат один раз и потом за нее не платить. Вы готовы заниматься настройкой, обслуживанием и ремонтом.