Разбираем вопросы и ошибки при работе с чеками облачных касс

Облачная касса выполняет те же функции, что и физическая онлайн-касса, с той лишь разницей, что она не печатает бумажные чеки, а отправляет их клиентам в электронном виде. И при работе с чеками облачных касс приходится иногда сталкиваться с такими же ошибками.

• Что собой представляет чек облачной кассы – образец
• Как аннулировать или отменить чек?
• ОФормирование чека возврата для ФФД 1.05
• Формирование чека коррекции для ФФД 1.1 и 1.2

В этой статье мы расскажем о том, какие особенности есть у облачных касс в работе с чеками, как можно исправить ошибки кассира или решить другие ситуации с отменой чеков.

Что собой представляет чек облачной кассы – образец

Чек облачной кассы содержит большую часть тех же атрибутов, которые содержатся в привычном всем бумажном чеке. Но различия всё же есть, кое-что не обязательно для электронного чека и обязательно для бумажного, и наоборот.

Кроме того, способ отправки тоже накладывает свои, весьма значительные ограничения. А здесь на выбор два варианта — e-mail или SMS. В случае с SMS клиент получает чек в крайне лаконичной форме, что естественно:

Здесь минимум реквизитов:

• название документа;
• дата и время покупки;
• сумма;
• номер ККТ;
• фискальный признак;
• ссылка на полную версию чека (ведёт на сайт ОФД).

Полный перечень реквизитов чеков для таких сообщений утверждён п.3 ст 1.2 54-ФЗ.

На e-mail приходит гораздо более информативный вариант:

Здесь уже гораздо больше реквизитов:

• название документа;
• порядковый номер чека за смену;
• номер смены;
• дата, время;
• название организации или ИП;
• признак расчета;
• наименование товаров или услуг;
• ставка НДС и сумма НДС по чеку;
• цена единицы товара с учетом скидок и надбавок;
• количество единиц товара и стоимость
• итоговая сумма чека;
• форма расчета (наличными или безналичный расчёт или др.);
• регистрационный номер ККТ;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа (режим передачи данных в ФНС);
• адрес сайта для проверки подлинности чека;
• номер фискального документа;
• должность и фамилия кассира — опционально;
• ИНН организации или ИП;
• QR-код размером не менее 2×2 — опционально;
• номер телефона или email покупателя и магазина;
• адрес и место расчетов.

Если это чек не для розничного покупателя-физлица, а для юрлица или другого ИП, в чеке ещё нужно указать наименование юрлица/ИП и его ИНН - если используется ФФД 1.05. Для ФФД 1.2 наименование указывать не обязательно, только ИНН.

При расчетах за маркированный товар, кроме всего прочего, в чеке должен фигурировать код товара.

Полная версия показанного выше электронного чека находится в ОФД и выглядит так:

Общий перечень реквизитов прописан в ст. 4.7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14.09.2020 №ЕД-7-20/662.

Как аннулировать или отменить чек?

Теперь разберёмся, что делать в ситуациях, когда кассир допустил ошибку. Можно ли откатить ошибочную операцию.

Такой опции, как отменить уже пробитый чек, не существует. Ни в физической кассе, ни в облачной. Отменить или скорректировать чек можно лишь до того, как он попал в фискальный накопитель и, соответственно, в ОФД. Но это не значит, что ошибку нельзя исправить.

Для отмены ошибочного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата. Алгоритм действий будет зависеть от того, с каким форматом фискальных данных работает облачная касса. В случае ФФД 1.05 это делается через формирование чека возврата, а для ФФД 1.1 и 1.2 — через чек коррекции. Делать это нужно сразу, как обнаружена ошибка, независимо от того, сколько дней прошло с момента её допущения.

Формирование чека возврата для ФФД 1.05

В графе «Признак расчета» нужно прописать операцию, для которой формируется чек. Если вы делаете отмену чека прихода — указать «Возврат прихода»; если чека расхода, то, соответственно — «Возврат расхода».

В способе оплаты укажите форму расчёта — наличная или безналичная. Это в том случае, если клиенту возвращаются деньги. Если деньги не возвращаются, указываете «Встречное представление».

Внести в чек возврата фискальный признак ошибочного чека (ФПД или ФП). Это нужно указать в дополнительном реквизите чека возврата (тег 1192) — так рекомендует ФНС, и таким образом вы связываете чек возврата с ошибочным чеком.

Далее введите все остальные реквизиты неправильного чека, в том числе ошибочные — здесь происходит пока только отмена неправильного чека, а не коррекция.

Теперь можно сформировать корректный чек. В нём, в дополнительном реквизите (тег 1192) укажите ФПД первого (ошибочного) чека.

Формирование чека коррекции для ФФД 1.1 и 1.2

Кассы с ФФД 1.1 или 1.2, в отличие от ФФД 1.05, уже могут формировать полноценные чеки коррекции с полным набором реквизитов, что позволяет исправлять любые ошибки в чеках.

Сначала нужно будет отменить ошибочный чек чеком коррекции, а затем сформировать второй чек коррекции уже с правильными данными.

Признак расчета в первом чеке нужно указать по тому же принципу, как описано выше — «возврат прихода» или «возврат расхода», обратный к ошибочному чеку.

Перенести все данные из ошибочного чека в чек коррекции, включая ошибочные.

Дополнительно указать следующие значения реквизитов:

• тип коррекции (1173): 0 — вы обнаружили и исправляете ошибку самостоятельно, без предписания ФНС; 1 — по предписанию ФНС.
• основание для коррекции (1174):
• дата совершения ошибочного расчёта (1178);
• номер предписания ФНС (1179) — если исправление по предписанию.

Укажите ФПД ошибочного чека в дополнительном реквизите.

Теперь нужно сформировать правильный чек коррекции:

1. Указать признак расчета, как в ошибочном чеке. 
2. Перенести данные из ошибочного чека, но уже без ошибок, с правильными значениями.  
3. Тип коррекции, основание для коррекции и дата — как в чеке коррекции выше.
4. Указать в дополнительном реквизите ФПД ошибочного чека.

Согласно примечанию к ч. 15 ст. 14.5 КоАП РФ, если применялся чек коррекции, то сообщать письменно о ситуации в ФНС не нужно. Но для штрафа не будет основания только, если по чеку коррекции можно определить «события административного правонарушения». Это не всегда возможно, поэтому многие предпочитают перестраховаться и сообщить в ФНС.

Более подробно ситуации с отменами чеков мы разбираем в статье «Как сделать возврат на облачной кассе — подробная инструкция». 

Там, в частности идёт речь о процедуре возврата товара в разных вариантах (полный возврат, частичный, возврат предоплаты и прочее) и оформления через облачную кассу.