Как работать с электронными чеками: онлайн формирование

Чек — важный фискальный документ, который кассиры обязаны выдавать клиентам при каждой покупке. Требования к чекам серьезные: налоговая может выписать штраф, если чек не выдали вовсе, если не выдали бумажный по требованию или если допустили ошибку.

При работе с электронными чеками возникают и свои сложности: что указать, как и куда отправить, как получить согласие покупателя на получение. Разберем эти вопросы подробно.

• Кому можно работать с электронными чеками
• Как работать с электронными чеками
• SMS или почта: куда отправлять чек
• Отправка чека на почту
• Отправка чека в SMS
• Где можно ошибиться

Кому можно работать с электронными чеками

Теоретически всем, потому что с точки зрения закона, нет разницы, какой именно чек получает покупатель. Но в работе с электронными есть свои нюансы:

• перед отправкой нужно обязательно получить согласие покупателя;
• нужно получить данные покупателя: телефон или почту;
• не во всех кассах есть возможность отправлять электронные чеки без печати бумажного;
• клиент всегда может попросить бумажный чек — и его обязаны выдать.

По этим причинам электронные чеки чаще выдают онлайн-сервисы, владельцы вендинговых автоматов и все, кто арендует облачные кассы. А физические торговые точки или заведения общепита переходят на них далеко не всегда: пока получишь согласие, пока узнаешь номер или почту, пока введешь данные, скопится очередь из недовольных клиентов. Быстрее отдать бумажную версию, которая печатается за секунду.

Как работать с электронными чеками

Чтобы перейти на электронные чеки, сперва нужно заключить договор с ОФД (именно он будет отправлять документы покупателям): обратиться к оператору, сообщить, что хотите отправлять электронные чеки и следовать инструкции, которую он предоставит. Некоторые организации предоставляют услуги бесплатно, иногда платить за них приходится дополнительно. Пользователи АТОЛ Онлайн могут выбрать любой ОФД, при выборе тарифа «Без забот», «Старт Онлайн» оплачивать сервис не потребуется (за исключением SMS — отправка чеков в сообщениях всегда тарифицируется отдельно).

Далее нужно получить согласие и данные клиентов. Как это делать — зависит от вас: 

• одни компании делают приложения, в которых пользователи оставляют данные;

• другие запрашивают информацию на сайте при регистрации;

• третьи переходят на кассы самообслуживания, при работе с которой клиент сам выбирает отправку электронного чека и вводит данные.

Остается настроить кассу. При работе с облачной кассой — разберем на примере АТОЛ Онлайн — можно выбрать один из двух способов:

• Автоматический: для этого интегрируйте облачную кассу к интернет-эквайрингу, CMS или CRM-системе. У АТОЛ Онлайн есть готовые интеграции самыми популярными сервисами (их более 120).

• Ручной: для этого в личном кабинете АТОЛ Онлайн используйте опцию «Ручное формирование чеков». 

При работе с физической кассой потребуется обновить ПО до одной из последних версий и при оплате товара выбрать отправку электронного чека и ввести данные покупателя в соответствующее поле. Некоторые программы поддерживают отмену печатной формы — если вы хотите полностью отказаться от бумаги.

SMS или почта: куда отправлять чек

Юридически — опять же куда угодно, лишь бы покупатель его получил (и был на это получение согласен). Так что советуем выбирать на свое усмотрение, но с учетом плюсов и минусов обоих способов.

Отправка чека на почту

Плюсы:

• Как правило, бесплатная при заключении договора с ОФД.

• Письмо не будет смешиваться с сообщениями в телефоне.

• Можно отправить сразу сам чек, а не ссылку на страницу с ним или на PDF-файл.

Минусы:

• Чек может не прийти вовсе, например, если вы неверно ввели адрес электронной почты. При этом если покупатель сам указал его неправильно, ответственность будет лежать уже на нем.

• На некоторых старых кассах не предусмотрен ввод букв.

• Чек может прийти другому человеку — опять же из-за ошибки в адресе. 

Отправка чека в SMS

Плюсы:

• Сложнее ошибиться и отправить чек не туда.
• Меньше ограничений: цифры можно вводить на любой кассе.
• По номеру можно отправить чек не в SMS, а в соцсети и мессенджеры — так сообщение от ОФД не смешается ни с какими другими, а останется в отдельной вкладке. 

Минусы:

• Придется докупать пакет сообщений у ОФД.
• Размер SMS ограничен, поэтому нужно оправлять адрес, по которому можно найти чек, а не сам документ.

Разница между чеками на почте и в SMS:

С 1 марта 2025 года появится еще один способ отправки электронных чеков — сразу в приложение «Мои чеки онлайн». Это сервис, который с 2021 года позволяет гражданам хранить все чеки в одном месте.

Где можно ошибиться

Ошибки и нарушения в большинстве случаев, такие же, как и при работе с бумажными (советуем больше почитать о нарушениях в целом):

1. Можно неверно ввести номер или адрес электронной почты, тогда чек либо улетит другому человеку, либо не отправится вовсе.
2. Можно ошибиться в реквизитах, особенно в уникальных для электронных чеков (например, в них, в отличие от бумажных, надо указывать систему налогообложения).

Особенно советуем обратить внимание на SMS-чеки. В коротком сообщении необходимо уместить: наименование кассового документа; дату и время продажи; общую сумму покупки; номер кассы; фискальный признак расчетов; рабочую ссылку на полную версию чека.

1. Можно не переслать чек вовремя — чтобы этого избежать, советуем настроить автоматическую отправку.
2. Для физических точек есть свой нюанс: покупатель в любой момент может потребовать печатный чек, и его обязаны выдать. Так что переходить полностью на электронные также ошибка, за которую можно получить штраф.