Как работать с электронными чеками

Чек — это фискальный документ, который подтверждает расчет и выдается клиенту после каждой покупки. При этом печатать его необязательно: вместо бумажного на почту или в мессенджер покупателя можно отправить чек в электронном виде. В статье разбираемся, чем электронный чек отличается от бумажного, когда его нужно выдавать, как его формировать и как автоматизировать отправку при онлайн-расчетах.

• Что такое электронный чек
• Чем электронный чек отличается от бумажного
• Когда электронные чеки нужны
• Кто должен сформировать и отправить чек
• Что должно быть в электронном кассовом чеке
• Как покупатель получает электронный чек
• Как формируется электронный чек при онлайн-оплате
• Как автоматизировать отправку электронных чеков с АТОЛ Онлайн
• Электронные чеки в офлайн-магазине
• Ошибки и ответственность при работе с электронными чеками
• Главное об электронных чеках

Что такое электронный чек

Электронный чек — это цифровая версия традиционного кассового чека. Оба документа подтверждают факт оплаты, содержат одинаковые обязательные реквизиты, формируются контрольно-кассовой техникой (ККТ) и передаются в налоговую через ОФД.

С юридической точки зрения электронный чек имеет равную силу с бумажным. Его можно использовать для возврата товара, гарантийного обслуживания, получения налогового вычета. Если покупатель распечатает полученный файл, копия также будет равнозначна бумажному оригиналу — при условии, что сведения в них совпадают.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Главное отличие — в способе передачи клиенту. Бумажный чек печатают на кассе и выдают покупателю на руки. Электронный направляют по почте, СМС или в мессенджере — в виде PDF-документа, ссылки или изображения.

Пример электронного чека в мессенджере в виде ссылки

Условия выдачи тоже различаются. При офлайн-оплате бумажный чек выдают по умолчанию, а электронный — при соблюдении определенных условий. При дистанционной оплате обязателен только электронный чек, бумажный можно не печатать. Подробнее разберем эти правила ниже.

Когда электронные чеки нужны

Правила выдачи кассовых чеков регулирует статья 1.2 закона № 54-ФЗ.

При оплате в интернете, когда покупатель не взаимодействует с продавцом напрямую, чек обязательно направляют в электронном виде. Для этого покупатель до оплаты должен указать номер телефона или электронную почту. Отдельное согласие на электронный формат не требуется.

При расчетах в магазине или другой офлайн-точке электронные чеки вместо бумажных направляют только при выполнении следующих условий:

— покупатель согласился получить чек в электронном виде до оплаты;

— покупатель сообщил номер телефона или электронную почту до оплаты;

— касса может отправлять электронный чек без печати бумажного.

Если клиент не предоставил контакты или попросил выдать бумажный чек, продавец обязан его напечатать — заменить его электронным нельзя.

Кто должен сформировать и отправить чек

Чек формирует тот, кто проводит расчет с покупателем.

Если в продаже участвует посредник — например, маркетплейс или курьерская служба, — нужно учитывать схему работы и условия договора. По ним определяют, кто проводит расчет и применяет онлайн-кассу.

Например, если курьерская служба принимает оплату как агент, она формирует чек. Если курьер только доставляет заказ, а деньги поступают напрямую продавцу, чек формирует продавец.

Что должно быть в электронном кассовом чеке

Реквизиты кассового чека прописаны в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Перечень обязательных реквизитов в зависимости от формы чека (электронная или бумажная) указан в приказе ФНС «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».

Вот что нужно отразить в электронном чеке (актуально на сентябрь 2026 года):

— наименование документа;
— порядковый номер за смену;
— дата, время и место расчета, а при продаже через интернет — адрес сайта продавца;
— пользователь ККТ — наименование организации или Ф. И. О. ИП;
— ИНН пользователя;
— применяемая при расчете система налогообложения;
— признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
— наименование товаров, работ или услуг, их количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок и наценок;
— сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС;
— форма расчета и сумма оплаты;
— должность и фамилия лица, осуществившего расчет (кроме расчетов с использованием автоматических устройств);
— регистрационный номер ККТ;
— заводской номер фискального накопителя;
— фискальный признак документа;
— адрес сайта ФНС для проверки чека;
— номер телефона или адрес электронной почты покупателя;
— адрес электронной почты отправителя чека;
— порядковый номер фискального документа;
— номер смены;
— фискальный признак сообщения;
— QR-код.

Если оплата прошла дистанционно, в чеке должен быть реквизит «признак расчета в интернете» (тег 1125 со значением «1»), его настраивают в кассовой программе. Так налоговая поймет, что покупка была совершена онлайн — например, на сайте, маркетплейсе или в приложении.

Пример электронного чека с дистанционной оплатой

Как покупатель получает электронный чек

Направить покупателю электронный чек онлайн можно тремя способами. Использовать их одновременно необязательно — достаточно выбрать один:

1. По номеру телефона. По СМС или в мессенджерах направляют часть обязательных реквизитов и ссылку на сайт ОФД, где можно посмотреть полный чек.

2. На адрес электронной почты. Данные направляют текстом или в виде файла.

3. Через сервис ФНС «Мои чеки онлайн». Если у покупателя есть мобильное приложение «Мои чеки онлайн» и он согласился получить чек через него.

Электронные чеки хранятся в личном кабинете ОФД, памяти фискального накопителя и у покупателя — при необходимости документ можно легко найти или восстановить.

Как формируется электронный чек при онлайн-оплате

При дистанционной продаже электронный чек об оплате формирует облачная касса (или цифровая касса) — это та же касса, но физически она расположена не у продавца, а в дата-центре провайдера.

Как это работает:

1. Покупатель оплачивает заказ на сайте, в приложении или через другую онлайн-площадку.

2. Платежный сервис автоматически передает данные о покупке — сумму, состав заказа, контакты покупателя — в облачную кассу.

3. Облачная касса создает электронный чек со всеми обязательными реквизитами, записывает его в фискальный накопитель и отправляет в ОФД.

4. ОФД получает сведения о чеке и передает их в ФНС.

5. Покупателю направляют электронный чек по номеру телефона или по электронной почте, которые он указал перед оплатой.

Если покупатель оплачивает заказ до получения товара на руки, электронный чек касса формирует дважды:

• при получении денег — с признаком «Предоплата 100%»;

• при передаче товара — с признаком «Полный расчет» и зачетом ранее внесенной суммы.

Если оплата и передача товара происходят одновременно, достаточно одного чека — на полный расчет. Эти сценарии нужно настроить в кассовой программе заранее: только по сумме платежа невозможно понять, была это предоплата, доплата или окончательный расчет.

При возврате товара также нужно сформировать отдельный чек. В отдельной статье рассказали, как правильно оформить возврат.

Как автоматизировать отправку электронных чеков с АТОЛ Онлайн

Для работы с онлайн-заказами удобно использовать АТОЛ Онлайн. Это облачный сервис, который автоматически формирует электронные чеки, передает их в ФНС и направляет клиенту.

Облачная касса расположена в дата-центре АТОЛ — устанавливать и обслуживать оборудование не придется. Вы просто арендуете кассу и работаете на ней через личный кабинет.

Сервис можно связать с сайтом, CMS, CRM или платежной системой и настроить автоматическую отправку чеков через готовые модули. АТОЛ Онлайн поддерживает интеграцию с 1С-Битрикс, OpenCart, Сбербанком, Альфа-Банком, Т-Банком, АТОЛ Pay и другими популярными платформами.

Как подключить АТОЛ Онлайн

Электронные чеки в офлайн-магазине

При продажах в обычном магазине электронный чек может заменить бумажный только в том случае, если покупатель предоставил свои контакты и согласился получать кассовый чек в электронном виде до момента оплаты. Иначе продавец обязан выдать бумажный чек.

Организовать работу с электронными чеками на кассе офлайн-магазина помогает кассовое ПО, например Frontol. При расчете кассиру достаточно ввести данные покупателя. Программа передаст данные в кассу, а касса сформирует электронный чек и направит его в ФНС через ОФД. Чек покупателю отправит ОФД — на электронную почту или по СМС. Frontol позволяет настроить передачу контактов покупателя и формирование электронного чека непосредственно в процессе расчета, а также автоматизировать этот сценарий для кассира.

Чтобы не печатать бумажный чек при отправке документа в электронном виде, нужно подключить ИТС для ККТ АТОЛ. Без него касса отправит электронный чек, но одновременно распечатает бумажный — даже если клиент согласился получить документ в электронном виде.

Также информационно-техническое сопровождение АТОЛ позволяет настраивать шаблон и клише чека, объединять маркированные позиции для экономии чековой ленты и соблюдать актуальные требования законодательства по формированию фискальных документов.

Ошибки и ответственность при работе с электронными чеками

Если продавец не отправил покупателю электронный чек или не выдал бумажный, когда у покупателя не было возможности получить электронный, ему грозит административная ответственность (часть 6 статьи 14.5 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП — 2000 рублей;

• для юрлиц — 10 000 рублей.

При одобрении нового законопроекта размер штрафов может увеличиться до 50 000 рублей.

Если нарушения повторяются, контролирующие органы применяют санкции чаще. Обязательно следите, чтобы кассовое оборудование и программное обеспечение были настроены корректно — это поможет избежать технических сбоев, из-за которых чек не уходит покупателю.

Подробнее о штрафах за нарушения при работе с ККТ

Главное об электронных чеках

Электронный чек — это полноценный фискальный документ, который имеет равную юридическую силу с бумажным. Он фиксирует факт расчета, подходит для возврата товара, гарантийного обслуживания, подтверждения расходов и получения налогового вычета.

При оплате в интернете электронный чек обязателен: покупатель заранее указывает телефон или почту, а отдельное согласие не требуется.

При офлайн-расчете заменить бумажный чек электронным можно только с согласия покупателя и при получении его контактов до оплаты.

За формирование и отправку чека отвечает тот, кто принимает оплату или передает предоплаченный товар: продавец или посредник, например маркетплейс или курьерская служба. Это зависит от схемы расчетов и условий договора.

Автоматизировать отправку электронных чеков для дистанционной торговли удобно через облачные сервисы, например АТОЛ Онлайн. Касса находится в дата-центре, не требует установки в офисе и интегрируется с сайтом, CMS, CRM или платежной системой.