Онлайн-касса для ИП без работников: как соблюсти требования закона

• Что такое онлайн-касса и для чего она нужна
• Каким ИП касса не нужна даже после 1 июля 2021 года
• Что делать, если нет желания покупать кассу
• Какую онлайн-кассу взять
• Как начать торговать через кассу
• Что будет, если торговать без кассы

С 1 июля 2021 года ИП без сотрудников, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства физлицам, обязаны торговать через кассы. Раньше для них действовала отсрочка, теперь она закончилась. Если это ваш случай, читайте, что делать и как соблюсти закон. Если вы только зарегистрировали ИП или планируете это сделать, статья поможет разобраться в онлайн-кассах.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

До 2017 года в России были обычные кассы. Их нужно было возить в налоговую для передачи фискальных данных. В 2017 появились онлайн-кассы — они сами через интернет передают в налоговую фискальные документы — например, кассовые чеки или отчеты об открытии-закрытии кассовой смены.

Порядок использования касс прописан в 54-ФЗ. Сначала некоторые категории бизнеса могли не использовать онлайн-кассы — действовали отсрочки. Но 1 июля 2021 все отсрочки заканчиваются, и теперь по закону практически любой предприниматель обязан торговать через онлайн-кассу.

Каким ИП касса не нужна даже после 1 июля 2021 года

Онлайн-кассы не нужны тем, кто продает товары и оказывает услуги другим ИП и юрлицам. Важно, чтобы деньги поступали на расчетный счет — при оплате наличными или картой касса понадобится.

Для тех, кто работает с физлицами, тоже есть исключения. В статье 2 54-ФЗ сказано, что некоторые предприниматели могут торговать без кассы бессрочно. 1 июля 2021 года для них ничего не меняется. К ним относятся:

• ИП на патенте, которые оказывают услуги по видам деятельности из особого списка. В нем, к примеру, есть пошив одежды по индивидуальному заказу, образовательные услуги, ремонт ключей. Не применять онлайн-кассу предприниматель может только в отношении указанных в перечне видов деятельности. Например, в списке есть ремонт очков, но нет продажи. Если вы ремонтируете очки, можно делать это без кассы. А если еще и продаете — кассу придется купить.
• Предприниматели, которые торгуют: на рынках с лотка, вразвал или вразнос, сезонно овощами и фруктами. Подробнее о работе с кассами на рынках читайте в нашей статье.
• Организации, которые работают в труднодоступных районах. В основном это отдаленные деревни и села. Список труднодоступных районов устанавливают власти региона и публикуют у себя на сайте. Например, в Московской и Ленинградской области таких районов нет. А вот в Новосибирской области таких населенных пунктов 872 на 2021 год. Список может меняться.

Все эти три исключения — достаточно редкие. Если вы не оказываете услуги на патенте, не торгуете на рынке и не открыли магазин в отдаленном селе — скорее всего, придется задуматься о кассе.

Что делать, если нет желания покупать кассу

Если вы работаете с физлицами и не попадаете в исключения, вы все равно можете обойтись без кассы. Для этого нужно перейти со своей системы налогообложения (например, УСН) на новый режим — НПД, налог на профессиональный доход. Эту систему еще называют самозанятостью. Либо вообще закрыть ИП и стать физлицом на НПД — самозанятым. И ИП, и физлица на НПД:

ИП без сотрудников, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства физлицам, НПД позволяет не покупать кассу. Но у этого режима есть ограничения — перейти на него могут не все.

На НПД можно перейти, если вы:

Если хотя бы один пункт из списка выше не про вас — перейти на НПД не получится. Например, если вы зарабатываете больше 2,4 млн ₽ в год, придется остаться на старом режиме и купить онлайн-кассу.

НПД — это не навсегда. Если вы вдруг станете зарабатывать больше или решите кого-нибудь нанять, вы сможете перейти с этого режима на УСН или Патент. Правда, в таком случае придется купить онлайн-кассу.

Если вы работаете с физлицами, не попадаете в список исключений, а НПД вам не подходит, с 1 июля 2021 года придется торговать через онлайн-кассу. Разберем, какую стоит взять и что потом с ней делать.

Какую онлайн-кассу взять

Все онлайн-кассы делятся на две категории: стационарные и облачные.

Стационарные онлайн-кассы. Физические устройства, которые вы покупаете и ставите у себя в магазине. Бывают разными: одни стоят до 10 000 ₽ и умеют только печатать чеки, другие от 30 000 ₽ и предоставляют разные возможности для ускорения обслуживания или автоматизации бизнеса.

Например, стационарная касса может выглядеть так — как коробочка, которая печатает чеки и подключается к ноутбуку с кассовой программой

Стационарные кассы по закону разрешены всем — любой ИП может купить ее и торговать с соблюдением закона. Поскольку касса принадлежит вам, за ней нужно будет следить: периодически обновлять, ремонтировать в случае поломок и обеспечить электричество и доступ в интернет на все время работы.

Облачная онлайн-касса. Это сервис, который позволяет арендовать кассу и подключаться к ней через интернет. Получается, что касса не стоит у вас в магазине — вы открываете на ноутбуке личный кабинет и взаимодействуете с удаленной кассой через него. А обновлением и ремонтом кассы занимается тот, кто предоставил ее вам в аренду.

Такие кассы законны, но не для всех. Их можно применять, если вы торгуете через интернет — например, продаете товары своего производства на сайте или в группе в соцсетях. Либо у вас нет определенного стационарного места приема платежей: например, если вы таксист или занимаетесь клинингом и принимаете оплату у клиента на дому.

Если у вас стационарная торговая точка, например, магазин, применять облачную кассу нельзя.

Как начать торговать через кассу

Если вам подходит облачная касса, начните с регистрации в нашем сервисе АТОЛ Онлайн.

Если для вашего бизнеса разрешена только стационарная касса, выберите подходящую из нашего каталога или обратитесь за консультацией к одному из партнеров АТОЛ в вашем регионе.

Все дальнейшие шаги вам подскажет партнер АТОЛ, у которого вы закажете онлайн-кассу, но мы их кратко обозначим:

1. Заключить договор с ОФД о передаче фискальных данных в ФНС, а если вы собираетесь торговать маркированными товарами — еще и на передачу кода маркировки в «Честный ЗНАК».
2. Получить в ближайшем удостоверяющем центре УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись. Она пригодится для регистрации онлайн-кассы в налоговой, для электронного документооборота с заказчиками и партнерами, а если вы собираетесь торговать маркированными товарами — еще и работать в системе маркировки.
3. Выбрать фискальный накопитель для своей онлайн-кассы. ИП на спецрежимах должны использовать фискальный накопитель на 36 месяцев. ИП на ОСНО — на 13 месяцев. При сезонной работе выбирайте любой подходящий по сроку: 13, 15 или 36 месяцев. Купить фискальный накопитель можно у того же партнера, у которого вы приобретали онлайн-кассу.
4. Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой через личный кабинет налогоплательщика. С этим тоже может помочь партнер или вы можете сделать все самостоятельно по инструкции.
5. Если у вас интернет-торговля — связать облачную или стационарную онлайн-кассу с CRM онлайн-магазина и платежной формой на сайте.
6. Докупить и подключить к онлайн-кассе дополнительное оборудование и ПО. Например, для продажи маркированных товаров понадобится 2D-сканер штрихкодов и ЭДО (система электронного документооборота), а сама онлайн-касса должна иметь прошивку для работы с системой маркировки. Для приема оплаты картами с их предъявлением понадобится банковский терминал.
7. Сформировать свой первый кассовый чек. Все готово — теперь вы закончили настройку кассы и можете работать официально, соблюдая закон.

Что будет, если торговать без кассы

Если налоговая заметит, что ИП торгует без кассы, то в первый раз может ограничиться предупреждением. Но может и сразу выписать штраф.

КоАП предусматривает для предпринимателя штраф в размере от ¼ до ½ суммы расчетов, которые прошли мимо кассы, но не менее 10 тысяч рублей.

Если налоговая повторно обнаружит, что ИП не применяет онлайн-кассу, и сумма расчетов, не прошедшая по кассе, при этом превысит 1 млн рублей, предпринимателя ждет приостановление деятельности на срок до 90 суток.