Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен для облачной кассы

• Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен в онлайн-кассе
• Какие бывают фискальные накопители и как выбрать нужный
• Как работает фискальный накопитель в облачной кассе
• Кратко о работе ФН в облачной кассе

Чтобы онлайн-касса работала, в ней обязательно должен быть установлен фискальный накопитель. И облачной кассы это правило тоже касается. Расскажем, что такое фискальный накопитель, зачем он нужен и как работает, если вы арендуете кассу в облаке.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен в онлайн-кассе

Фискальный накопитель (ФН) — это небольшое запоминающее устройство, которое устанавливается в специальный отсек онлайн-кассы. Он выполняет две функции:

• Сохраняет все фискальные документы, сформированные онлайн-кассой, например, чеки и запросы в «Честный ЗНАК».
• Шифрует эти документы: после этого их невозможно просмотреть без ключа расшифровки, который известен только владельцу ФН и налоговой. Изменить или стереть их тоже нельзя.

Именно зашифрованные фискальные документы касса потом отправляет в налоговую и «Честный ЗНАК» через ОФД. То есть схема работы кассы выглядит так:

Кассовое ПО формирует чек, еще не зашифрованный → Кассовое ПО отправляет чек в ФН → ФН шифрует чек и сохраняет его → ФН отправляет зашифрованный чек в кассовое ПО → Кассовое ПО посылает зашифрованный чек в ОФД → ОФД отправляет чек в налоговую.

Может показаться, что фискальный накопитель онлайн-кассе не нужен — ведь можно научить кассу хранить и шифровать данные. Но это невозможно по нескольким причинам:

• У производителей касс недостаточно экспертизы, чтобы производить сложные криптографические устройства шифрования.
• Проверять каждую кассу на соответствие требованиям по шифрованию невозможно. Проще сертифицировать нескольких производителей ФН.
• Зашифрованные данные занимают много места в памяти. По закону их нужно хранить пять лет — памяти кассы для этого не хватит. Поэтому и существует отдельный блок памяти, ФН, который можно вытащить из кассы. И данные на нем будут зашифрованы.

Фискальный накопитель всегда «привязан» к компании. Компания покупает ФН, регистрирует его на свое имя и владеет им до самого конца. Даже если бизнес пришлось закрыть через месяц, накопитель нельзя будет перепродать. И взять его в аренду тоже нельзя.

По этой причине кассы всегда продают без ФН. Накопитель может идти в комплекте, но заранее он в кассу никогда не установлен. И цены на кассы часто указывают без учета ФН.

После установки в кассу ФН привязывается и к ней тоже. Вытащить его и поставить в другую кассу нельзя.

Какие бывают фискальные накопители и как выбрать нужный

Фискальные накопители бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Это срок их работы после активации — спустя обозначенное время ФН заблокируется, и пользоваться им будет нельзя.

Какой именно ФН может использовать организация, зависит от налогообложения и типа деятельности:

В таблице прописано, какой накопитель вы можете использовать и сколько он проработает по факту. Например, ФН на 36 месяцев для УСН обычно работает 1110 дней. Но если вы продаете подакцизный товар, он проработает только 410 дней, а потом заблокируется — нужно будет покупать новый.

Накопитель может заблокироваться и раньше — в нем ограничен объем памяти. Он составляет 250 тысяч фискальных документов. Так что при интенсивной торговле место в накопителе закончится раньше срока, он заблокируется, и нужно будет покупать новый.

Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или что в нем кончается память. Пропустить этот момент сложно. После замены ФН кассу нужно будет перерегистрировать в налоговой.

По закону после блокировки накопитель нужно хранить еще 5 лет в защищенном месте, например в сейфе. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.

Как работает фискальный накопитель в облачной кассе

Когда вы покупаете стационарную кассу, вы докупаете к ней фискальный накопитель и устанавливаете его внутрь — сами или в сервисном центре. А потом следите за ним и после блокировки меняете на новый.

С облачной кассой не так. У вас на руках нет устройства, вы не можете ничего в него установить. При этом ФН вы обязаны купить — в отличие от кассы, взять его в аренду нельзя. Все это реализовано так:

1. Вы арендуете облачную кассу у провайдера. Предположим, платите пока только за один месяц аренды.
2. При подписании договора вы платите еще и полную сумму за фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев.
3. Вы подписываете с провайдером договор ответственного хранения фискального накопителя. Это значит, что накопитель ваш, но провайдер хранит его у себя и отвечает за его сохранность.
4. Провайдер в дата-центре выделяет вам конкретную кассу и ставит в нее фискальный накопитель со своего склада. Касса принадлежит провайдеру, а фискальный накопитель — вам.

Если вы решаете не продлять аренду, провайдер блокирует ФН и вытаскивает из кассы. Он может отправить его вам курьером или оставить в своем защищенном хранилище. За хранение обычно нужно доплачивать.

Если вы продляете аренду, накопитель стоит в кассе, закрепленной за вами. Когда срок действия заканчивается, провайдер сам извлекает накопитель и устанавливает новый. Вас об этом предупреждают, чтобы вы перерегистрировали кассу — обычно облачный провайдер с этим помогает.

Кратко о работе ФН в облачной кассе

• Фискальный накопитель — это записывающее устройство. Он шифрует и хранит фискальные документы, которые формирует касса.
• В облачной кассе ФН нельзя взять в аренду — его нужно купить. Сама касса будет принадлежать провайдеру, а накопитель — вам.
• Фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Выбирать нужно в зависимости от системы налогообложения и деятельности компании.
• После блокировки ФН нужно хранить в защищенном месте 5 лет. Провайдер может отправить накопитель вам, а может оставить у себя, в защищенном хранилище — обычно это стоит дополнительных денег.
• Если вы откажетесь от аренды кассы до того, как кончится срок действия ФН, провайдеру придется вытащить накопитель из кассы и заблокировать его.
• Если срок действия ФН кончится, а аренда кассы нет, провайдер сам заблокирует накопитель, вытащит его и заменит на новый.