Что нужно знать о 54-ФЗ?

Закон 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в Российской Федерации» регулирует работу с онлайн-кассами. По нему предприниматели должны использовать кассу, передавать данные с нее в налоговую, выдавать чеки покупателям. Но есть много исключений и тонкостей. Рассказываем, что делать в 2024 году, чтобы не получить штраф.

• В чём суть закона
• Кому не обязательно работать с кассой
• Специальные налоговые режимы
• Определенные организации
• Труднодоступные местности
• Что нужно для работы по 54-ФЗ
• Заключить договор с ОФД
• Получить КЭП
• Купить или арендовать кассу
• Купить фискальный накопитель
• Зарегистрировать кассу и фискальный накопитель
• Что будет за нарушение
• Что важно запомнить

В чем суть закона

54-ФЗ обязывает использовать кассу в двух случаях:

• При расчетах с физлицами. При этом неважно, как именно перечисляются деньги: наличными, картой, со счета и так далее.

• При расчетах с ИП и юрлицами. Но только если оплату провели наличными или физической картой и сумма не превышает 100 тысяч (более крупные уже надо переводить со счета и без контрольно-кассовой техники). 

Также закон описывает, что можно назвать «расчетом»:

• оплату товаров или услуг;

• возврат средств, если клиент решил отказаться от покупки;

• предоплату или аванс;

• возврат предоплаты или аванса;

• прием ставок, интерактивных ставок, выдача обменных знаков игорного заведения (например, фишек), продажа лотерейных билетов, оплата выигрыша;

• предоставление и погашение кредитов и займов для оплаты товаров или услуг — в том числе операции ломбардов;

• предоставление или получение иного встречного предоставления за товары и услуги.

Кому не обязательно работать с кассой

В законе прописаны исключения, так что некоторым индивидуальным предпринимателям и организациям можно обойтись без кассы. Полный список есть в Статье 2 № 54-ФЗ, ниже разберем некоторые пункты.

Специальные налоговые режимы

• Некоторые ИП могут перейти на НПД (налог на профессиональный доход). В таком случае использовать кассу они не обязаны. Но все равно должны отправлять клиентам чеки через приложение «Мой налог» — как это обычно делают самозанятые.

• ИП на ЕСХН могут не использовать кассу, если торгуют на рынках, ярмарках и так далее. Важно, что работать они в таком случае должны вне павильонов.

Определенные организации

• организаторы религиозных обрядов и торговцы религиозной продукцией в культовых сооружениях;

• владельцы механических торговых автоматов, принимающих только монеты Банка России;

• аптеки при фельдшерско-акушерских пунктах в сельской местности (если в населенном пункте нет других аптек);

• ТСН (в том числе ТСЖ, садоводческие и огороднические некоммерческие товарищества), жилищные жилищно-строительные кооперативы;

• кредитные организации.

Труднодоступные местности

54-ФЗ позволяет ИП и юрлицам из труднодоступных (отдаленных) областей вести деятельность без ККТ, при определенных условиях:

• Местность должна быть признана труднодоступной и указана в перечне на сайте региональной администрации.

• Предприниматель не должен торговать подакцизными товарами.

• Покупателю нужно выдавать документ, заменяющий чек (можно даже писать такие от руки). На документе обязательно нужно указать дату, время и адрес расчета, название и количество товара, фамилию, имя, отчество и ИНН предпринимателя и так далее. Другие требования описаны в пункте 2.1 статьи 2 Закона 54-ФЗ.

Если местность признана «отдаленной от сетей связи», ККТ необходимо использовать без подключения к интернету.

Что нужно для работы по 54-ФЗ

Заключить договор с ОФД

Оператор фискальных данных обрабатывает и передает информацию о работе кассы в ФНС.

Найти ОФД просто — достаточно зайти в реестр и выбрать подходящую организацию. В процессе советуем обратить внимание на то, какие услуги оказывает оператор, насколько удобно пользоваться личным кабинетом и есть ли техподдержка.

Далее регистрируетесь в личном кабинете, оплачиваете счет — и договор считается заключенным.

Получить КЭП

Квалификационная электронная подпись фактически — определенная последовательность цифр, которая заменяет подпись человека в электронных документах. Она необходима, чтобы зарегистрировать технику. 

Чтобы получить КЭП, нужно:

• Купить токен. Например, в интернет-магазине и у оператора ЭДО. Главное, чтобы оператор был сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России.

• Подать заявление на сайте ФНС или придя в отделение лично.

• Взять паспорт, токен и СНИЛС, прийти в налоговую и записать сертификат. Обычно это делают в тот же день. 

• Установить программу «КриптоПро CSP», чтобы подписывать документы. Лицензию на нее выдадут вместе с КЭП.

Купить или арендовать кассу

В 2024 году чаще всего используют смарт-терминалы и фискальные регистраторы — о том, как выбрать онлайн-кассу, советуем почитать в нашей статье.

Можно купить (это дороже, но один раз и надолго) или арендовать (поначалу дешевле, но платить придется регулярно) физическую кассу. Другой вариант — арендовать облачную кассу. Она подойдет, если вы принимаете платежи:

• на сайте, в интернет-магазине, приложении;

• на территории клиента: при доставке товаров курьером или при оказании выездных услуг (например, если вы сантехник или дизайнер интерьера);

• на борту транспорта;

• через автоматические устройства: вендинговые аппараты, платежные терминалы.

Использовать облачную кассу в этих сферах гораздо выгоднее и удобнее, так как ее обслуживание лежит на плечах компании-арендодателя. Советуем почитать подробнее про использование облачной кассы.

Купить фискальный накопитель

Это небольшое устройство, которое устанавливается в кассу. Когда вы принимаете оплату от клиента и выдаете чек, ФН собирает и шифрует данные. А дальше моментально передает в ОФД. Или, если нет сети, хранит их до тех пор, пока не появится подключение к интернету. 

Накопители бывают на 15 или 36 месяцев (какой купить, зависит от вида бизнеса и налогового режима). Инструкция по выбору.

Зарегистрировать кассу и фискальный накопитель

Если вы уже заключили договор с ОФД и получили КЭП, процесс займет немного времени:

• В личном кабинете отправьте электронное заявление: зайдите на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники» и введите нужные данные.

• Введите индивидуальный регистрационный номер в ККТ. Сделать это надо в течение суток — иначе придется отправлять заявление повторно.

• Касса распечатает чек, на котором будут указаны параметры фискализации (10 цифр). Сделайте «Отчет о регистрации», укажите номер и время получения чека и фискальный признак.

• Получите карточку регистрации, она останется в личном кабинете.

• Укажите параметры регистрации в личном кабинете на сайте ОФД.

Что будет за нарушение

КоАП РФ называет пять видов нарушений:

• За неиспользование техники в установленных законом случаях индивидуальные  предприниматели обязаны выплатить 25–50% расчета без ККТ и не менее 10 тысяч, а юрлица — 75–100% и не менее 30 тысяч.

• За повторное нарушение или если сумма расчета без ККТ выше миллиона грозит дисквалификация должностных лиц на 1–2 года или приостановка деятельности на срок до 90 дней.

• За использование техники, которая не зарегистрирована в ФНС или не соответствует установленным в законе условиям, грозит предупреждение или штраф: 1–3 тысячи для ИП и 5–10 для юрлиц.

• За непредставление (или нарушение срока предоставления) налоговой информации о работе ККТ грозит предупреждение или штраф: 1–3 тысячи для ИП и 5–10 для юрлиц.

• За невыдачу чека или бланка строгой отчетности грозит предупреждение или штраф 2 тысячи для ИП и 10 для юрлиц.

Что важно запомнить

• В 2024 году почти все индивидуальные  предприниматели и организации, которые продают товары или услуги, обязаны иметь онлайн-кассу, передавать данные о расчетах в ФНС и выдавать чеки покупателям.

• Можно арендовать облачную онлайн-кассу если, вы принимаете платежи в интернете. Тогда клиентам будут приходить электронные чеки на электронную почту или по SMS.

• Дополнительно нужно будет купить и зарегистрировать фискальный накопитель — он будет хранить и передавать информацию в ОФД.

• Некоторые категории бизнеса могут работать на особых условиях.

• За несоблюдение требований 54-ФЗ предусмотрены штрафы.