Замена и перерегистрация фискального накопителя в облачной кассе

Онлайн-кассы, как любые другие достаточно высокотехнологичные устройства, требуют регулярного сервисного обслуживания, в том числе замены комплектующих. 

На онлайн-кассе самый главный элемент - фискальный накопитель (ФН). В этой статье разберём типичные ситуации, когда в онлайн-кассе (в том числе облачной) требуется замена ФН, и как эту замену произвести.

• Что такое ФН
• Причины для замены ФН в ККТ
• Истечение срока действия
• Заполнение памяти
• Смена собственника
• Ошибка в реквизитах
• Поломка
• Ошибки в работе
• Порядок действий по замене ФН
• Закрытие архива
• Установка нового ФН
• Зарегистрировать ФН
• Проверить корректность и завершить работу

Что такое ФН

Для начала напомним, фискальный накопитель — это электронное запоминающее устройство, которое служит хранилищем всех фискальных документов, которые создаёт онлайн-касса. Это чеки, запросы в систему Честный ЗНАК, отчёты и прочее. Документы хранятся в зашифрованном виде.

Фискальные накопители имеют технический и формальный срок действия. Технический ограничен физическим объёмом памяти, а формальный — установленными законодательством сроками эксплуатации.

С более подробной информацией вы можете ознакомиться в нашей статье «Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен в онлайн-кассе»

Причины для замены ФН в ККТ

Итак, мы выяснили, что фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия. Уточним кое-какие детали, и далее рассмотрим все остальные ситуации, когда ФН подлежит замене.

Истечение срока действия

К вышесказанному добавим, что по состоянию на 2024 год российское законодательство предусматривает использование двух типов ФН по сроку действия — на 13/15 или на 36 месяцев. Тот или иной тип не выбирается субъектом предпринимательской деятельности произвольно, а зависит от системы налогообложения, вида деятельности и других условий.

Заполнение памяти

Объём памяти фискального накопителя рассчитан примерно на 250 000 чеков. Когда количество транзакций по кассе с фискальным накопителем приближается к данной отметке - требуется замена ФН, причём это может произойти раньше, чем истечёт формальный срок его действия.

Смена собственника

Фискальный накопитель привязан к ИНН собственника, и изменить его нельзя. Поэтому использовать тот же самый ФН можно только в случае передачи ККТ в другое подразделение того же предприятия (ИНН не меняется). Если же онлайн-касса передаётся другому владельцу, он устанавливает уже свой фискальный накопитель.

Ошибка в реквизитах

Ещё одно следствие жёсткой привязки ФН к реквизитам. Если в регистрационном номере онлайн-кассы допущена ошибка, исправить его уже нельзя. Нужно покупать новый фискальный накопитель. К слову, стоят эти устройства далеко не дёшево, поэтому следует быть предельно внимательными при установке и настройке.

Поломка

Фискальный накопитель — это, по сути, электронный чип с функцией постоянной памяти. В нём практически нет элементов, которые подлежали бы ремонту. Поэтому выход ФН из строя — это практически 100% необходимость полной замены.

Ошибки в работе

Ситуация практически аналогична предыдущей, но более сложная в диагностике. Бывают случаи, когда электронное устройство (любое, не только ФН) не полностью выходит из строя, а работает со сбоями. В таком случае, несмотря на мнимую работоспособность, электронный модуль тоже следует заменить ввиду невозможности ремонта.

Порядок действий по замене ФН

Процедура замены фискального накопителя в целом несложная и вполне доступна даже для персонала без специальной технической квалификации. Всё потому, что ФН — это модульное устройство, и его физическая замена в ККТ сродни замене аккумулятора в любой носимой электронике.

В случае же облачной кассы вы получаете дополнительное преимущество, так как даже такие несложные манипуляции вам не придётся производить самостоятельно. В случае необходимости замены ФН на облачной кассе в АТОЛ Онлайн процедуру будут производить квалифицированные специалисты техподдержки. Вам нужно будет лишь скоординировать собственные действия по подготовке к замене и дальнейшим действиям после установки нового ФН.

Мы всё же опишем порядок действий, чтобы вы имели полное представление о процедуре.

Закрытие архива

Это подготовительный этап, в ходе которого вам предстоит сначала убедиться, что все документы переданы в ОФД. Затем сформировать отчёт о закрытии ФН. Это действие необратимое, именно поэтому крайне важно убедиться, что в ОФД ушли все чеки, которые, возможно, были в очереди. Отчёт о закрытии ФН должен появиться в личном кабинете ОФД — этого следует дождаться.

Установка нового ФН

Эту процедуру производит сотрудник техподдержки АТОЛ Онлайн.

Зарегистрировать ФН

После установки в онлайн-кассу нового фискального накопителя его нужно активировать — в чеке о перерегистрации (отчет «об изменении параметров регистрации») будут указаны данные, которые нужно будет передать в налоговую для перерегистрации ККТ.

Процедура перерегистрации производится в налоговой или ОФД. Это не требует личного визита, всё делается в режиме онлайн — либо через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, либо через ЛК ОФД. Но в любом случае вам понадобится электронная подпись ЭЦП.

В ходе перерегистрации в ЛК ФНС или ЛК ОФД вам будет предложено заполнить форму перерегистрации, в которой нужно указать причину (замена ФН), заполните сведения из отчёта о закрытии архива ФН, подпишите с помощью ЭЦП и отправьте.

Проверить корректность и завершить работу

Через некоторое время после подписи и отправки формы о перерегистрации придёт ответ из налоговой. Если всё прошло корректно, вы получите новую электронную карточку регистрации ККТ. При этом помните, что с момента установки нового ФН и до момента подтверждения получения новой карточки регистрации запрещена отправка чеков на кассу, в которой заменили ФН.

Это и будет финальной точкой в процедуре замены фискального накопителя.