15 популярных вопросов про облачные кассы

• 1. Как понять, можно ли мне применять облачную кассу?
• 2. Как работает облачная касса? Все точно законно?
• 3. Можно ли проводить через облачную кассу расчет наличными?
• 4. Можно ли подключить к облачной кассе физический терминал для эквайринга?
• 5. Как пробивать чеки через облачную кассу?
• 6. Нужно ли самому открывать и закрывать смены на облачной кассе?
• 7. Что делать, если чек не пробился на кассе?
• 8. Возможны ли автоматические формирование и отправка чеков при платежах на расчетный счет?
• 9. Кроме самой облачной кассы нужно еще какое-то ПО для работы с ней?
• 10. Как настроить связь между облачной кассой и банком или платежной системой?
• 11. Что обычно входит в стоимость аренды облачной кассы?
• 12. Что такое услуга хранения ФН, зачем она нужна и как работает?
• 13. Сколько облачных касс нужно брать в аренду?
• 14. Облачная касса поддерживает фискализацию удержания денег из зарплаты сотрудника?
• 15. Что такое тестовая ККТ, зачем она нужна и как ее подключить?

Ответили на самые частые вопросы об облачных кассах от наших клиентов. Теперь разберетесь во всем, а если нет — присылайте вопросы через форму.

1. Как понять, можно ли мне применять облачную кассу?

Использовать облачную кассу можно, если вы принимаете оплату:

• Через интернет: на сайте, в интернет-магазине, в приложении.
• Через автоматическое устройство, например, торговый киоск или автомат по выдаче билетов.
• На территории клиента: по месту доставки товара или оказания услуги. Например, клиент платит курьеру или сантехнику.
• На борту транспорта.

В остальных случаях облачная касса запрещена законом. Чтобы разобраться лучше, можно ли вам использовать облачную кассу, смотрите нашу табличку.

2. Как работает облачная касса? Все точно законно?

Облачная касса — это касса для удаленной фискализации. Такой способ работы описан в статье 5 54-ФЗ — там она названа «кассой, расположенной вне места совершения расчета». Облачная касса работает в полном соответствии с этим законом, поэтому такой алгоритм фискализации не нарушает никаких требований.

Фактически облачная касса работает так же, как обычная стационарная онлайн-касса: фиксирует продажу, выдает чек, отправляет чек в ОФД. Разница только в том, что все происходит дистанционно, а чек касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон. Но законом это не запрещено.

3. Можно ли проводить через облачную кассу расчет наличными?

Можно, если оплату принимает:

• Водитель или кондуктор в салоне транспорта.
• Курьер при доставке товара.
• Сотрудник, который оказал услуги клиенту на дому или на выезде.

После оплаты наличными внести в кассу продажу можно вручную, через личный кабинет облачной кассы. Либо через специальную программу, подключенную к облачной кассе — например, мобильное приложение курьера.

4. Можно ли подключить к облачной кассе физический терминал для эквайринга?

Да, можно. Но эквайринг нужно будет связать с кассой, либо пробивать чек вручную, как при оплате наличными.

Применять терминал можно везде, кроме расчетов через интернет. Например, его можно дать курьеру, чтобы он мог принимать оплату по карте. Или встроить в вендинговый автомат.

5. Как пробивать чеки через облачную кассу?

Есть три способа:

1. Внести оплату вручную, в личном кабинете облачной кассы. Нужно будет указать данные клиента, например, электронную почту, и чек будет отправлен к нему автоматически.
2. Настроить интеграцию с вашим ПО или мобильным приложением. Тогда транзакции нужно будет вносить в приложение — и оттуда они автоматически попадут в облачную кассу.
3. Настроить интеграцию с интернет-магазином и платежной формой. Тогда данные об оплате автоматически попадут в облачную кассу, а касса отправит покупателю чек. Вносить вручную ничего не придется.

6. Нужно ли самому открывать и закрывать смены на облачной кассе?

Нет, касса закрывает и открывает смены автоматически. По умолчанию это происходит в 2 часа ночи по МСК. Простой между открытием и закрытием минимальный, а если в это время будут транзакции, чеки пробьются сразу после открытия.

Изменить время закрытия и открытия можно — для этого нужно написать в техподдержку.

7. Что делать, если чек не пробился на кассе?

Чек можно пробить вручную, но лучше написать в техподдержку. Иначе чек может продублироваться — вы пробьете его сами, а потом он снова пробьется автоматически. В техподдержке разберутся и при необходимости скорректируют запрос. А еще посмотрят, где была ошибка, и помогут сделать так, чтобы в будущем она не повторилась.

Просто проигнорировать непробитый чек нельзя — за это положен штраф 2 000 ₽ для ИП и 10 000 ₽ для ООО.

8. Возможны ли автоматические формирование и отправка чеков при платежах на расчетный счет?

Обычно нет — такую интеграцию настроить не получится. Чек придется сформировать вручную. Если транзакций много, можно выгрузить банковскую выписку в формате XML и загрузить ее в личный кабинет — так вы сформируете пакет чеков.

9. Кроме самой облачной кассы нужно еще какое-то ПО для работы с ней?

Да, нужно. Сама по себе касса — просто устройство, и для подключения к ней нужно специальное ПО, которое обеспечит передачу данных и удобный личный кабинет для пользователя.

У АТОЛ Онлайн это ПО «Электронный чек». Приобретая в аренду кассу, вы получаете лицензию на использование этого ПО.

10. Как настроить связь между облачной кассой и банком или платежной системой?

С помощью специальных данных — реквизитов для интеграции. Обычно они хранятся в личном кабинете в формате XML. Этот файл можно скачать, а потом использовать для интеграции. Как именно использовать — зависит от банка и платежной системы. Обычно у них есть инструкции по привязке онлайн-кассы. Если процесс непонятный, можно нанять технического специалиста — он разберется.

11. Что обычно входит в стоимость аренды облачной кассы?

Три вещи:

1. Аренда самой кассы, то есть физического устройства, которое стоит в дата-центре. К этому прилагается техническая поддержка, ремонт и обслуживание кассы, регулярные обновления.
2. Лицензия на ПО для облачной кассы. Позволяет пользоваться личным кабинетом и интегрировать кассу с банками и платежными системами.
3. Услуга хранения фискального накопителя на то время, пока он установлен в кассе. Хранение необходимо, потому что накопитель вы не арендуете, а покупаете в собственность — и провайдер его только хранит.

Иногда в стоимость входят дополнительные услуги, например, покупка фискального накопителя или договор с ОФД. Это зависит от сервиса облачных касс и от тарифа.

12. Что такое услуга хранения ФН, зачем она нужна и как работает?

Кассу вы арендуете, а вот фискальный накопитель для нее покупаете в собственность — это требование закона. Пока накопитель стоит в кассе, провайдер отвечает за его безопасность. Поэтому он заключает с вами договор ответственного хранения, где гарантирует, что накопитель никто не украдет и не повредит.

После того, как срок аренды кассы или действия ФН истечет, вы должны будете его забрать и хранить в течение 5 лет — это требование закона. Но можно оставить ФН у провайдера и заключить новый договор ответственного хранения. Обычно эта услуга платная.

13. Сколько облачных касс нужно брать в аренду?

Это зависит от нагрузки. Одна касса может выдавать один чек в секунду. Если интернет-магазин очень крупный, транзакций в секунду бывает больше — тогда понадобится несколько касс.

Мы рекомендуем даже при минимальном количестве транзакций брать минимум две кассы. Так магазин точно будет работать бесперебойно.

14. Облачная касса поддерживает фискализацию удержания денег из зарплаты сотрудника?

Зависит от сервиса, но обычно да. Выбивать такие чеки можно вручную.

15. Что такое тестовая ККТ, зачем она нужна и как ее подключить?

Тестовая касса — это отдельное устройство с аналогом фискального накопителя. Она формирует ненастоящие, тестовые чеки, не привязанные к конкретным продажам, и не отправляет их в налоговую. Такая касса нужна, чтобы протестировать нагрузку и рассчитать оптимальное количество ККТ. Например, на ней можно поставить задачу на формирование тысячи чеков, и посмотреть, как быстро она справится.

Обычно подключить тестовую ККТ можно в личном кабинете облачной кассы. Услуга может быть платной.