Как избежать штрафов за использование облачных онлайн касс в 2024 году

• Аренда облачной кассы — снижаем риски штрафов
• За что можно получить штраф и как избежать
• Неприменение кассы
• Применение кассы с нарушениями
• Чек не отправлен клиенту
• Нет номенклатуры в чеке
• Чек не передан в ОФД
• Не предоставлены данные о кассе в налоговую по запросу
• Выводы

Кассовая дисциплина находится под пристальным контролем  надзорных органов. Переход на онлайн-кассы существенно упростил жизнь предпринимателям, но контроль от этого не стал менее строгим. Нарушения, допущенные даже по ошибке, а не с умыслом, караются весьма болезненными штрафными санкциями.

Сегодня мы разбираемся, какие штрафы грозят в случае нарушений кассовой дисциплины при использовании облачных касс. Есть ли какие-то особенности по сравнению с физическими онлайн-кассами. И какие можно принять меры, чтобы предотвратить нарушения и штрафы.

Аренда облачной кассы — снижаем риски штрафов

По закону не всем категориям бизнеса нужно использовать кассу (подробнее в статье). Но тем, кто такую возможность имеют, облачные кассы дают явные преимущества в плане упреждения ситуаций, грозящих штрафами. 

Надежность и безопасность

Сама касса (устройство) находится в дата-центре провайдера услуг, где обеспечена охрана, бесперебойное питание, резервные каналы связи, поддерживается оптимальный климатический режим, работают специалисты техподдержки. Это уже само по себе минимизирует возможность сбоев, поломок, некорректно проведённых операций. В случае же возникновения нештатных ситуаций, специалисты техподдержки их оперативно устраняют.

Делегирование задач

За сохранность оборудования и его надлежащую работу отвечает поставщик услуг облачной кассы. Он же проводит все работы по сервисному обслуживанию, ремонту и замене оборудования.

Кроме того, техническая служба облачного сервиса вовремя выявит факт заполнения фискального накопителя и поставит вас в известность о необходимости замены.

Ровно так же провайдер услуг следит за изменениями в законодательстве, и при необходимости проведёт перепрошивку кассы, установив новое ПО, переведя кассу на новую версию формата фискальных документов (ФФД) и т. д.

Действительно, используя облачный сервис, вы делегируете ощутимую часть задач, оставляя за собой только контроль за их исполнением. Но облачная касса — это хоть и удобный и эффективный сервис, но всё же не решение всех потенциальных проблем. Так, никто вас не избавит от ошибок, связанных с самим соблюдением кассовой дисциплины и учётом, а не с работоспособностью кассы - это уже ваша зона ответственности.

За что можно получить штраф и как избежать

Согласно п.1 статьи 7 54-ФЗ, при осуществлении контроля за соблюдением законодательства РФ о применении ККТ плановые проверки не проводятся. Но внеплановые профилактические проверки имеют место, и штрафы тоже никто не отменял.

Важно также понимать, что срок давности нарушений по ККТ составляет 1 год. Поэтому можно нарушить сейчас, а штраф получить через пол года.

Проанализируем типичные ситуации, которые грозят штрафами, и подскажем, как их избежать. 

Неприменение кассы

Обширная категория, в которую входит целый список нарушений:

• отсутствие кассы;
• касса не зарегистрирована в налоговой;
• касса не подключена к интернет-магазину (в случае онлайн-торговли);
• не подключен ОФД;
• не пробит чек за проданный товар.

Определяются нарушения ч. 2 ст. 14.5 КоАП, и штрафы назначаются в соответствии с этой же статьёй. 

Как видим, достаточно один раз продать товар «мимо кассы», чтобы у налоговой были основания наложить штраф по данной статье. Ответственность наступает только в том случае, если совершена хотя бы одна торговая операция без формирования чека.

Если условный онлайн-магазин только открылся, кассы ещё нет, но и продаж ещё не было, то штрафа не будет. И при первом нарушении тоже есть вероятность отделаться предупреждением, но лучше и такого не допускать.

Как избежать:

• арендовать облачную кассу в АТОЛ Онлайн;
• зарегистрировать кассу в налоговой;
• подключить ОФД;
• в случае интернет-магазина — подключить магазин к кассе и настроить автоматический приём платежей (в этом случае чеки при онлайн-продажах будут формироваться автоматически);
• при проведении платежей вручную формировать чек немедленно, не откладывать;
• при самостоятельном выявлении нарушения устранить его (пробить чек на товар или сформировать чек коррекции по факту излишков в кассе) и сообщить в налоговую до того, как нарушение будет выявлено самой налоговой.

Примечание. Некоторые виды предпринимательской деятельности, согласно статье 2 закона 54-ФЗ, могут осуществлять расчеты без кассы.

Применение кассы с нарушениями

Тоже обширная категория, включает следующее:

• касса не перерегистрирована своевременно (например, после замены ФН);
• незавершённая перерегистрация (не получена карточка регистрации из ФНС);
• несоответствие ФФД кассы заявленному при регистрации (например, касса работает под ФФД 1.05, когда при регистрации указан ФФД 1.2 или наоборот);
• отсутствие обязательных реквизитов в кассовом чеке, например ФИО кассира или его должность
• любое другое нарушение правил и условий, прописанных в 54-ФЗ (они могут меняться/дополняться).

Как избежать:

• корректно заполнять заявление на перерегистрацию кассы;
• тщательно отслеживать успешное завершение перерегистрации;
• внимательно изучить актуальную редакцию 54-ФЗ и соблюдать его требования, следить за изменениями в законодательстве о кассах;
• как альтернатива или дополнение предыдущему - делегировать стороннему специалисту проверки актуальности работы кассы и реквизитного состава.

Чек не отправлен клиенту

Облачная касса подразумевает выдачу только электронных чеков, но их получение клиентам тоже нужно обеспечить. Электронные чеки отправляются на e-mail клиента, в SMS-сообщении. Некоторые категории могут ограничиться показом QR-кода на экране гаджета (при разносной торговле или дистанционным способом, в вендинге). Если это не обеспечить, тоже может последовать штраф, как за невыдачу бумажного чека на физической онлайн-кассе

Как избежать:

• в случае интернет-магазина контролировать, чтобы контактные данные покупателя были реальными, например, через отправку кода подтверждения на оставленный e-mail или другим эффективным способом;
• автоматизировать отправку электронных чеков.

Нет номенклатуры в чеке

В чеке обязательно должно быть прописано наименование каждого товара с указанием суммы по каждой позиции. Нельзя просто выписать чек на товар «Одежда» или «Спортивный костюм». Номенклатура должна соответствовать прайс-листу. Неправильная номенклатура с точки зрения потенциального штрафа приравнивается к её отсутствию.

Но есть исключение. Для индивидуальных предпринимателей на специальных налоговых режимах действует освобождение от обязательного наименования товара в чеке онлайн кассы, что отражено в № 290-ФЗ от 03.07.2016 пункт 17 статья 7.

Как избежать:

• арендовать кассу, поддерживающую работу с номенклатурой (большинство современных касс в облачных сервисах имеют такой функционал, но лучше уточнить);
• при перепродаже — создать номенклатуру, ориентируясь на данные поставщика;
• в случае продукции собственного производства Министерство финансов рекомендует ориентироваться на Общероссийский классификатор ОКПД2, утвержденный приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст;
• в случае интернет-магазина настроить автоматическую передачу в кассу данных о номенклатуре товара.

Чек не передан в ОФД

Ситуация, свойственная больше для физических онлайн-касс. Связана с тем, что с ОФД не пролонгирован договор или из-за технических сбоев чек в ОФД не дошёл. В этом случае на решение ситуации есть 30 дней. Если в течение этого времени договор с ОФД так и не будет продлён или чек так и не дойдёт, фискальный накопитель будет заблокирован, и штрафа не избежать никак. Но даже если 30 дней не истекли, обнаружить и устранить проблему нужно до того, как её выявит налоговая.

Как избежать:

• арендовать облачную кассу — договор с ОФД входит в некоторые тарифные планы сервиса АТОЛ Онлайн, а стабильность связи и техническая исправность кассы под контролем технической поддержки.

Не предоставлены данные о кассе в налоговую по запросу

ФНС вправе запросить у предпринимателя данные и документы о его кассе. Это может произойти в любой момент, и такой запрос нужно незамедлительно удовлетворить. Даже если сами документы имеются, но предприниматель их не предоставил, налоговая может за это оштрафовать.

Как избежать:

• настроить автоматическое уведомление о письмах из налоговой в интернет-банке, следить за сообщениями и оперативно реагировать;

• держать кассовые документы упорядоченными с быстрым доступом.

Выводы

С ситуацией, грозящей штрафом от налоговой за нарушения в работе онлайн-кассы может столкнуться каждый. Не обязательно по некомпетентности, достаточно неудачного стечения обстоятельств.

Аренда облачной кассы в АТОЛ Онлайн устраняет по крайней мере технические факторы риска. В остальном для того, чтобы избежать штрафов, нужно следовать известным принципам: знать законы, следить за нововведениями, проверять и перепроверять корректность операций, по возможности автоматизировать процессы.

Соблюдение кассовой дисциплины крайне важно всегда, но с начала 2024 года к этому нужно будет относиться с особенной тщательностью. Частичный мораторий на внеплановые проверки компаний и ИП в рамках госконтроля за применением ККТ действовал до конца 2022 года. А с января 2023 года в отношении внеплановых проверочных мероприятий ФНС применяет общие нормы законодательства. Ранее глава Минэкономразвития подтвердил, выступая на ВЭФ, что запрет на внеплановые проверки в 2023 году продлён не будет.