Облачные кассы в 2024 году: 7 главных вопросов

В этом материалы мы ответим на вопросы:

1. Кто может использовать облачную кассу в 2024 году?
2. Кто точно не может использовать облачную кассу в 2024 году?
3. Что такое вообще облачная касса?
4. Чем облачная касса отличается от онлайн-касс?
5. Облачная касса и касса для удаленной фискализации — это разное?
6. Как работает облачная касса?
7. Чем удобна облачная касса?
8. Как подключить облачную кассу?

В 2024 году почти все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами — с 1 июля 2023 года даже ИП без сотрудников, которые продают товары своего производства, либо выполняют работы или оказывают услуги (за исключением тех, кто выберет режим «налог на профессиональный доход»). При этом есть сферы бизнеса, в которых покупатель и продавец не контактируют физически, но совершают расчеты. Чтобы и они могли принимать оплату по закону, существует облачная касса. Это сервис, который позволяет арендовать кассу в дата-центре, подключаться к ней через интернет и выдавать чеки, не покупая физическую кассу.

Но с облачными кассами многое непонятно — что это, как работает и кто может использовать ее по закону. Разберем сложные моменты и однозначно ответим, кто и как может использовать облачную онлайн-кассу в 2024 году.

1. Кто может использовать облачную кассу в 2024 году?

Основное правило: вы можете использовать облачную кассу, если не контактируете с покупателем в момент расчета и используете автоматическое устройство для приема платежей. Например, если покупатель заказывает и оплачивает заказ на сайте интернет-магазина или в приложении. Если же покупатель пришел к вам в магазин и оплачивает товар картой, применять облачную кассу нельзя.

Дополнительное правило: вы можете использовать облачную кассу, даже если контактируете с покупателем в момент расчета, но при условии, что оплату принимает:

• курьер по месту доставки;
• водитель или кондуктор на борту транспортного средства;
• специалисты, которые оказывают услуги или проводят работы на дому или на выезде.

Вот наиболее распространенные ситуации, когда можно использовать облачную кассу:

1. Интернет-магазин. Покупатель выбирает товар на сайте и оплачивает его на сайте или через платежную форму, платежным поручением в банке или через курьера в момент доставки. Оплата через мобильное приложение. Если вам платят за услуги через смартфон, при этом взаимодействия с продавцом нет. Например, у вас фитнес-клуб со своим приложением, в котором можно купить абонемент сидя дома или на работе. Либо вы продаете электронные книги, фильмы через сайт.

2. Автоматическое устройство. Деньги принимает вендинговый аппарат, терминал для оплаты парковки, автомат для продажи билетов, автоматическая мойка. При этом на экране автомата обязательно должен отображаться QR-код с реквизитами кассового чека.

3. Поездка в транспорте. Если пассажир не покупает билет в кассе, а платит либо внутри транспорта через транспортный POS-терминал, либо через мобильное приложение, например, как в Яндекс.Такси.

4. ЖКХ. Важно, чтобы оплата была онлайн — на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.

5. Услуги на выезде. Вы или ваши сотрудники приезжаете к клиенту и рассчитываетесь на месте. Например, делаете маникюр на дому или отправляете сантехников отремонтировать кран. Тогда вы можете принять от клиента оплату наличными или безналом, и отправить чек через облачную кассу.

Если вы ИП без сотрудников, который оказывает услуги или продает товары собственного производства, и при этом вы не перешли на налоговый режим НПД, с 01.07.2021 вы обязаны использовать онлайн-кассу. Вы можете не покупать устройство, а пользоваться облачной кассой, если соответствуете условиям выше. Например, если у вас свой магазин в соцсетях или вы оказываете услуги по клинингу.

2. Кто точно не может использовать облачную кассу в 2024 году?

Закон не разрешает использовать облачную кассу всем. Она точно не подойдет вам, если:

• Вы продаете товары или оказываете услуги на территории своего предприятия. То есть у вас офлайн-магазин, точка на рынке или в торговом центре, салон красоты, ресторан, и вы обслуживаете клиентов на этой же территории.
• Покупатель оплачивает заказ в пункте самовывоза или пункте выдачи заказов.
• Клиент платит за коммунальные услуги в офисе управляющей компании, ТСЖ или ресурсоснабжающей организации.
• Пассажир покупает билет или абонемент на проезд не на борту транспортного средства, а у кассира — на вокзале, в билетном киоске или пристанционной кассе.

3. Что такое вообще облачная касса?

Это онлайн-касса, которая стоит не у вас, а в специальном дата-центре. Вы подключаетесь к ней через интернет, проводите платежи и пользуетесь ей, как обычной кассой.

Аналогия. Вы можете хранить файлы на флешке. А можете скинуть файлы в облачное хранилище вроде Яндекс-Диска, и вам не придется всюду таскать с собой флешку, бояться, что она потеряется или когда-нибудь перестанет работать. Функцию персонального хранилища данных и его техническое обслуживание берет на себя облачный сервис.

Так и с кассами. Можно купить и поставить в офисе кассовый аппарат, самостоятельно следить за его работоспособностью, менять фискальные накопители, обновлять прошивки. А можно арендовать кассу в облаке, у сервиса, который разместит ее в своем дата-центре, а вы будете подключаться к ней из любого места расчета и не думать о техническом обслуживании.

4. Чем облачная касса отличается от онлайн-касс?

Онлайн-кассы — это все современные кассы, других сейчас быть не может. Приставка «онлайн» означает, что касса в момент расчета передает фискальные данные в ОФД по интернету, а ОФД отправляет их в ФНС. Таким образом, ФНС видит данные о совершенных расчетах в режиме онлайн.

До 2017 года кассы были обычными. Они записывали фискальные данные в фискальную память и электронную контрольную ленту защищенную (ЭКЛЗ), информация о совершенных расчетах в налоговую оперативно не поступала.

Облачная касса — тоже онлайн-касса, но особенная. Она стоит не у вас в офисе, а в дата-центре, а вы пользуетесь ей на расстоянии, через интернет. 54-ФЗ это не противоречит. В отличие от обычной онлайн-кассы, облачная касса формирует только электронные чеки. Но в этом нет ничего страшного: электронный и бумажный чек в 2024 году для закона равнозначны.

5. Облачная касса и касса для удаленной фискализации — это разное?

Можно купить кассу в собственность, держать ее у себя дома или в офисе и настроить так, чтобы она формировала чеки удаленно. Это может быть выгодно, если у вас уже есть стационарная касса и вы хотите использовать её для онлайн-платежей.

Облачная касса — это не совсем касса, а скорее сервис. И у этого сервиса есть услуга — предоставление кассы для удаленной фискализации. Вы физически не храните у себя кассу и не берете ее в собственность, а пользуетесь ей как онлайн-сервисом. А за работоспособностью кассы и ее соответствием новым требованиям 54-ФЗ следят специалисты сервиса. Кроме того, вы не платите сразу полную стоимость кассы и настройки, а отдаете понемногу каждый месяц. И если касса станет не нужна, сможете отключиться от сервиса и ничего не платить.

6. Как работает облачная касса?

Вы арендуете у сервиса кассу в защищенном дата-центре. Туда не могут пройти посторонние лица, в помещении поддерживается благоприятная температура и влажность, есть резервное питание в случае отключения электроэнергии и параллельное подключение к нескольким провайдерам для гарантированной постоянной связи с интернетом.

В идеальных условиях дата-центра касса ломается редко. Но если такое случается, то дежурный инженер исправляет ситуацию в среднем за 20 минут — длительные простои в работе кассы исключены.

Сервис облачных касс выдает вам доступ в личный кабинет, через который вы можете следить за платежами и чеками, открывать и закрывать кассовые смены, вручную формировать чеки и корректировать уже сформированные чеки, если в них была ошибка. Там же вас предупреждают об изменениях — например о том, что система обновится или о том, что пора заменить фискальный накопитель.

Облачную кассу можно интегрировать с:

• CMS сайта и платежной формой для автоматического формирования чеков при оплате на сайте.
• Товароучетной системой.
• Приложениями для приема оплаты по месту доставки или по месту оказания услуги.
• Платежными системами и интернет-эквайрингом.

Если одновременно происходит несколько платежей — например, в одну секунду платеж поступает с сайта и от курьера, — облачная касса выстраивает их в очередь и последовательно формирует по ним чеки. Одной облачной кассы достаточно для фискализации расчетов в разных местах.

7. Чем удобна облачная касса?

1. Стабильная работа. Облачная касса находится в защищенном месте под присмотром специалистов. Риск, что она сломается, минимален. А даже если сломается — ее быстро починят, не придется ничего ждать и платить.

2. Предсказуемые траты. Каждый месяц пользователь платит одну и ту же сумму и точно знает, сколько потратит на ККТ в ближайший год. Расходы на владение стационарной кассой менее предсказуемы: в любой момент может понадобиться помощь технических специалистов, которую потребуется дополнительно оплатить.

3. Удобная интеграция с интернет-магазином или приложением. Облачную кассу можно быстро «прикрутить» к сайту, чтобы она получала информацию от CMS или приложения. Наш облачный сервис АТОЛ Онлайн сотрудничает с наиболее популярными системами управления сайтов, платежными системами, сервисами для курьеров и выездной торговли. Можно настроить все в пару кликов, без сложной интеграции.

4. Заменяет несколько стационарных касс. Когда мест расчетов много, выгоднее использовать одну облачную кассу, чем снабжать стационарными кассами каждого водителя, курьера или выездного специалиста.

8. Как подключить облачную кассу?

В АТОЛ Онлайн процесс выглядит так:

1. Вы регистрируете личный кабинет.
2. Если вы подключили тариф «Без забот», мы помогаем подключить ОФД, оформить квалифицированную электронную подпись, если ее у вас нет, и пройти регистрацию кассы в ФНС. Если готовы настроить все сами, можно подключить тариф «Базовый» и сэкономить.
3. Чтобы объединить кассу с платежной системой на вашем сайте, мы предоставим данные для интеграции. Мы работаем более чем со 100 системами оплаты, плюс предоставляем возможность прямой интеграции по API.

Готово! Ваша касса автоматически формирует чеки по платежам с сайтов, приложений или автоматических устройств, а вы и ваши сотрудники формируете чеки через личный кабинет или другие удобные для вас сторонние приложения. Если возникают затруднения, наша служба технической поддержки всегда на связи и готова вам помочь.