Как работать с маркировкой в вендинге в 2026 году

В вендинге нельзя взять товар в руки и поднести штрихкод к сканеру в момент продажи. В этом его главное отличие от розничной точки с кассами самообслуживания, где тоже нет кассира. Поэтому в вендинге маркированные товары выводят из оборота не при расчете, а до размещения в ячейках торгового автомата — кроме одного исключения.

Что это за исключение и какие еще есть нюансы работы с маркировкой в вендинге, разбираем в статье.

• Какие бывают вендинговые аппараты
• Как вывести маркированный товар перед загрузкой в аппарат
• Какие товары в вендинге подлежат маркировке в 2026 году
• Как работать с остатками
• Чем маркировка в вендинге отличается от обычной розницы
• Что понадобится для работы с маркированными товарами
• Как принять товар, вывести его из оборота и загрузить в автомат
• Как формировать чеки при продаже маркированного товара
• Что делать с непроданными, просроченными и возвращенными товарами
• Частые ошибки при работе с маркировкой в вендинге
• Что важно запомнить

Какие бывают вендинговые аппараты

С точки зрения маркировки могут быть два типа вендинговых аппаратов: с выводом кода маркировки (КМ) из оборота и без него.

Вендинг с поддержкой вывода КМ из оборота. Пока встречается редко. Технически это может выглядеть так. Сотрудник через приложение сканирует КМ и выкладывает товар в ячейку поочередно. Система запоминает, какой КМ находится в какой ячейке и каким по счету. Когда аппарат отдает покупателю воду или шоколадный батончик, учетная система через точный адрес хранения подтягивает код маркировки и передает его кассовой программе.

Вендинг без вывода КМ из оборота. Наиболее частый вариант. Учетная система знает только, какой код товара (GTIN) какую ячейку занимает. Определить код маркировки в момент продажи невозможно.

В первом случае КМ выбывает через кассу — как это обычно происходит в рознице.

Во втором случае КМ выводят из оборота в течение трех дней до размещения товаров в вендинговом аппарате.

Как вывести маркированный товар перед загрузкой в аппарат

В «Честном ЗНАКе» нужно сформировать документ «Вывод из оборота» и указать в нем причину выбытия: «Реализация через вендинговый аппарат». Если эта причина пока недоступна, выберите «Дистанционная продажа».

Как указать товары в документе. При помещении маркированных товаров на реализацию через вендинговые аппараты всегда действует поэкземплярный учет (ПЭУ). То есть в документ «Вывод из оборота» нужно отсканировать КМ всех товаров, подготовленных к размещению в автомате.

ПЭУ в вендинге действует даже в том случае, если правила товарной группы разрешают списание по объемно-сортовому или партионному учету.

Например, для шоколадных батончиков с 1 июля 2027 года по 1 июля 2028 года действует партионный учет, в том числе для списаний по причинам, не связанным с розничной продажей. Если оператору вендинга нужно списать батончики со склада из-за порчи, недостачи, кражи или использования для собственных нужд, в этот период ему доступны два способа учета — партионный или поэкземплярный. Если оператору вендинга нужно списать батончики для реализации через автомат, ему доступен только ПЭУ.

В какой срок нужно подать документ. В течение трех дней со дня отгрузки со склада, но не позднее размещения товара в автомате.

Например, сотрудник собрал товары на складе и оформил внутренний документ о перемещении продукции к местам продаж. С этого момента начинается отсчет трех календарных дней. Можно все сделать раньше, но не позже. Главное — всегда сначала выводить товар из оборота, а потом — раскладывать продукцию в автомате.

Удобнее всего выводить маркированный товар параллельно с отгрузкой. Так меньше вероятность что-то упустить и нарушить сроки.

Какие товары в вендинге подлежат маркировке в 2026 году

Собрали группы товаров, которые подлежат маркировке и могут продаваться в вендинге. К 2026 году большинство из них уже нужно выводить из оборота до помещения в аппарат. Для остальных товаров обязанность началась только в 2026 году или начнется позже — для них мы уточнили дату.

Как работать с остатками

Если товар был закуплен до старта обязательной маркировки, но еще не продан конечному покупателю, для системы маркировки он имеет статус «Остатки».

Для пищевой продукции и косметики обычно строгих правил продажи остатков нет: их можно продать без маркировки до окончания срока годности, реже — до определенной даты.

Для непродовольственных товаров и товаров с длительным сроком хранения  действуют ограничения. Такие остатки нужно промаркировать в определенный срок или утилизировать.

В таблице ниже собрали важную информацию о продаже остатков:

• Когда началась маркировка для производителей и импортеров — чтобы сравнить ее с датой производства или ввоза в документах на товар и определить, относится продукция к остаткам или нет.

• Как продавать остатки.

Чем маркировка в вендинге отличается от обычной розницы

В обычном магазине код маркировки чаще всего выбывает в момент расчета: кассир сканирует КМ, касса проверяет его и передает сведения в ОФД. В отдельных случаях, например когда касса по закону не нужна, продавец формирует документ «Вывод из оборота» и указывает причину «Розничная продажа».

У вендингового аппарата, как правило, нет технической возможности определить КМ в момент продажи. Поэтому оператор заранее сканирует товары на складе и формирует в «Честном ЗНАКе» документ «Вывод из оборота». Причина — «Реализация через вендинговый аппарат» или аналогичная формулировка, предусмотренная для товарной группы. К моменту покупки код маркировки уже имеет статус «Выбыл», поэтому повторно выводить его через чек не нужно.

Если у вендингового аппарата все же есть возможность определить КМ товара, то оператор действует по тем же правилам, что и обычная розница.

Что понадобится для работы с маркированными товарами

Оператору вендинга нужны:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

2. Регистрация в «Честном ЗНАКе» по товарным группам, с которыми он работает.

3. ЭДО для получения и подписания универсальных передаточных документов (УПД) от поставщиков.

4. 2D-сканер, который считывает штрихкоды формата GS1 DataMatrix — именно он применяется в системе маркировки. Для сканирования без доступа к компьютеру или для обработки большого количества кодов маркировки удобнее использовать терминал сбора данных.

5. Товароучетная система, которая хранит коды маркировки и связывает их с заданиями на отгрузку.

6. Кассовое решение для фискализации расчетов и передачи чеков в ОФД.

Для вендинга кассу можно не покупать, а взять в аренду вместе с сервисом по ее хранению и обслуживанию. Одно арендованное устройство можно подключить сразу к нескольким торговым автоматам и сэкономить на фискализации. Такие решения называются облачными кассами. Например, облачную кассу можно подключить в АТОЛ Онлайн.

Как принять товар, вывести его из оборота и загрузить в автомат

Сначала товар нужно принять от поставщика:

1. Получить УПД через ЭДО.

2. Сверить фактическую поставку с документом. При поэкземплярной приемке нужно считать GS1 DataMatrix с каждой упаковки или код транспортной упаковки, если товары агрегированы.

3. Если расхождений нет, подписать УПД электронной подписью. После приемки товар и КМ переходят оператору вендинга.

Дальнейшие действия зависят от оснащения автомата. Если он передает сведения о КМ при продаже, заранее выводить коды по причине реализации через вендинг не нужно: выбытие оформит касса через ОФД.

Если вендинговый аппарат не определяет КМ товара, который продает, действуйте так:

1. Сформируйте в учетной системе задание на загрузку конкретного автомата.

2. Отсканируйте GS1 DataMatrix с каждой отобранной упаковки. Для документа нужен код идентификации без криптографической части, его выделяет программа после сканирования полного КМ.

3. Создайте в личном кабинете «Честного ЗНАКа» документ «Вывод из оборота» и выберите причину «Реализация через вендинговый аппарат». Если такой причины нет в правилах конкретной группы, например в легпроме, ориентируйтесь на предусмотренный для нее вариант, например «Дистанционная продажа».

4. Передайте сведения в течение трех рабочих дней до помещения продукции в автомат. На практике документ формируют, когда подбирают товар на складе для вендинга.

5. Подпишите документ УКЭП, проверьте, что у КМ появился статус «Вышел из оборота», и только затем загрузите товар в аппарат.

Как формировать чеки при продаже маркированного товара

Состав чека зависит от схемы работы:

• Если автомат определяет КМ в момент выдачи товара покупателю, в чеке должен быть код маркировки. Если для товарной группы действует разрешительный режим, кассовое ПО и касса должны быть подключены к ТС ПИоТ и локальному модулю «Честного ЗНАКа» для проверки статуса КМ перед продажей. То есть в этом случае реквизит «код товара» будет таким же, как при обычной розничной продаже в стационарном супермаркете.

• Если автомат не определяет КМ и товар вывели из оборота до размещения в вендинге, в чеке нужно указать только GTIN и значение отраслевого реквизита в теге 1265 — mode=vend.

Пример. Покупатель берет в автомате питьевой йогурт «Атолушка без сахара, 600 мл». Учетная система автомата передает данные о продаже в облачную кассу, например АТОЛ Онлайн, касса фискализирует расчет и передает чек в ОФД. Если упаковку заранее вывели из оборота при подборе на складе, автомат передаст облачной кассе только номенклатурное название и соответствующий код товара. Он и будет отражен в чеке.

Код маркировки и кассовый чек решают разные задачи. Первый показывает «Честному ЗНАКу», что конкретная упаковка выбыла из оборота. Чек подтверждает расчет с покупателем. Поэтому предварительный вывод кодов из оборота не освобождает оператора от применения ККТ, а пробитие чека не заменяет документ о выводе из оборота.

Что делать с непроданными, просроченными и возвращенными товарами

Товар можно забрать из автомата или принять от покупателя возврат. С точки зрения системы маркировки эти операции в случае вендинга не отличаются, так как товар все равно был выведен из оборота еще до размещения в автомате.

После того, как изъяли продукцию из аппарата или забрали у покупателя, порядок действий зависит от состояния товара и планов оператора.

Товар пригоден для продажи и есть корректный штрихкод. В «Честном ЗНАКе» подайте документ «Возврат в оборот». Выберите причину — «Продажа через вендинговый аппарат». Сделать это нужно в течение трех дней, но не позже повторного предложения товара покупателю. После успешной обработки статус кода изменится на «В обороте».

Путь к документу: Маркировка → Документы → Создать → Возврат в оборот

Заполнение документа на возврат в оборот

Товар пригоден для продажи, но испорчен штрихкод. В автомате находятся товары, выведенные из оборота, но это не значит, что на них может быть нечитаемый код маркировки. В случае контрольной закупки или жалобы покупателя такую продажу могут приравнять к обороту без маркировки и выписать штраф. Поэтому корректный путь такой:

• Если правила товарной группы позволяют перемаркировать продукцию, воспользуйтесь этой опцией, а затем выведите товар из оборота для вендинга. Например, можно перемаркировать бутилированную воду, безалкогольное пиво, игрушки, медицинские перчатки и маски, антисептики.

• Если правила товарной группы не допускают перемаркировку, то продукцию придется списать под утилизацию. Например, так придется поступить с любой молочной продукцией, безалкогольными напитками и соками, снеками, сладостями, мясной продукцией, то есть с большинством товаров, которые принято продавать в вендинге.

Берегите этикетки при загрузке и не заполняйте автоматы под завязку — трение и влага внутри аппарата могут повредить штрихкод.

Путь к документу: Маркировка → Документы → Создать → Списание

Заполнение документа на списание

Товар испорчен и непригоден для продажи. Такую продукцию нужно сначала ввести в оборот и тут же убрать из него. Для этого не позднее трех календарных дней после изъятия товара из автомата:

1. Направьте оператору системы запрос на изменение статуса кода с «Выбыл» на «В обороте». Это можно сделать в разделе «Работа с документами от оператора».

2. Дождитесь изменения статуса.

3. Оформите документ «Вывод из оборота» и укажите причину: «Истечение срока годности», «Уничтожение», «Утилизация» или другую подходящую.

Путь к разделу: Маркировка → Уведомления оператору ЦРПТ → Документы оператора

Выбор заявления для изменения статуса КМ

Пример. Из автомата вернули пять просроченных йогуртов. В отчетности они уже считаются реализованными через вендинг, хотя покупатель их не получил. Оператор восстанавливает статус КМ «В обороте», затем повторно выводит их с причиной «Истечение срока годности». Так в «Честном ЗНАКе» отражается реальная судьба товара.

Частые ошибки при работе с маркировкой в вендинге

Выбрали одну схему, а работают по другой. Если коды выведены до загрузки в аппарат, не нужно повторно передавать их через кассу. И наоборот: если автомат определяет КМ или считывает GS1 DataMatrix при выдаче покупателю, не нужно списывать продукцию до загрузки в вендинг.

Сканируют только GTIN на коробке. Когда перед загрузкой в автомат выводите маркированную продукцию из оборота, сканируйте каждый GS1 DataMatrix. Это нужно делать всегда — даже если в товарной группе разрешено вести упрощенный учет: объемно-сортовой или партионный.

Загрузили товар до обработки документа. Ошибка в коде обнаружится, когда упаковки уже распределены по автоматам. Сначала дождитесь успешной обработки в «Честном ЗНАКе», затем передавайте продукцию на отгрузку.

Повторно используют один код. Такое случается, если сотрудник вручную копирует список товаров для загрузки. Закрепляйте КМ за конкретными заданиями сотрудника и блокируйте их добавление в другие задания.

Сразу списывают просрочку с другой причиной. Код, ранее выведенный из-за реализации через вендинг, сначала нужно вернуть в статус «В обороте» и только потом вывести по актуальной причине.

Считают, что облачная касса выполняет все операции. АТОЛ Онлайн отвечает за фискализацию. Приемку, сканирование кодов, предварительный вывод и возврат в оборот оператор организует отдельно.

Что важно запомнить

1. В 2026 году маркировка касается воды, молочной продукции, безалкогольных напитков, снеков, сладостей, спортивного питания и других товаров, которые могут продаваться через вендинг.

2. Если вендинговый аппарат определяет КМ при выдаче товара покупателю, код нужно отразить в чеке и выводить из оборота через кассу. Если вендинговый аппарат не ведет учет КМ, нужно вывести каждую упаковку из оборота до загрузки, а в кассовом чеке указать только GTIN и количество проданного товара.

3. Пригодный товар можно вернуть из вендинга на склад через документ «Возврат в оборот» и затем повторно предложить к продаже. Для просрочки или брака сначала восстановите статус кода «В обороте», затем оформите выбытие по актуальной причине.

4. Если повреждена только этикетка с GS1 DataMatrix, товар нужно изъять для перемаркировки или утилизации — зависит от правил товарной группы.

5. АТОЛ Онлайн подходит для фискализации расчетов в вендинге по требованиям 54-ФЗ. Работу с кодами маркировки нужно организовать отдельно — с помощью учетного ПО и оборудования для сканирования. Чтобы начать работу с облачной кассой, зарегистрируйтесь в личном кабинете АТОЛ Онлайн и следуйте инструкции по подключению.