Как сформировать чек предоплаты

Согласно 54-ФЗ, если клиент вносит деньги за товар или услугу заранее, это нужно правильно зафиксировать на кассе — оформить несколько чеков.

В этой статье расскажем, какие чеки нужно и как их сформировать без ошибок.

• Что такое чек предоплаты и чем он отличается от обычного чека
• Когда нужно пробивать чек предоплаты
• Как сформировать чек предоплаты на кассе
• Как оформить окончательный расчет после предоплаты
• Что делать при возврате предоплаты
• Ошибки при работе с предоплатой и как их избежать
• Что важно запомнить

Что такое чек предоплаты и чем он отличается от обычного чека

Чек предоплаты — это фискальный документ, который формируется в момент получения продавцом денег за конкретный товар или услугу, которые покупатель получит позже.

Ключевой реквизит такого чека — признак способа расчета, который может принимать одно из трех значения: аванс, предоплата и предоплата 100%.

Чек полного расчета оформляется, когда оплата и получение заказа или услуги происходят одновременно.

Когда нужно пробивать чек предоплаты

Разберем три основные ситуации.

• Аванс — это предварительный платеж, когда точный перечень товаров или итоговая сумма заказа еще не известны. Например, клиент вносит деньги за мероприятие, программа которого еще полностью не согласована. 

• Частичная предоплата — если товар и его цена уже известны, а клиент оплачивает только часть суммы. Например, покупатель вносит 20 000 рублей как предоплату за холодильник стоимостью 60 000 рублей. Детальнее про оплату частями (или BNPL) рассказали в отдельном материале.  

• Полная предоплата — клиент вносит всю сумму сразу, а товар получает позже. 

Можно ли не пробивать чек предоплаты

Вместо отдельного чека на каждый аванс можно выставить один сводный документ за расчетный период. Это исключение действует только для следующих сфер:  

• перевозка пассажиров, багажа и грузов;

• услуги связи;

• услуги управляющих и ресурсоснабжающих компаний;

• услуги охраны;

• услуги образовательных организаций;

• проведение культурно-массовых мероприятий;

• электронные услуги.

Также ФНС разрешила интернет‑магазинам при полной онлайн-предоплате пробивать один чек с признаком «Полный расчет», но только если применяется кассовый метод учета доходов и расходов и есть согласие клиента (например, прописать это в оферте на сайте).

Как сформировать чек предоплаты на кассе

Разберем, что нужно сделать на кассе:

1. Выберите операцию «Приход».

2. Укажите признак способа расчета: «аванс», «предоплата» и «предоплата 100%».

3. Добавьте наименование товара или услуги (если это полная предоплата) и укажите сумму, которую вносит клиент. В случае частичной предоплаты или аванса, укажите признак предмета расчета «Платеж».

4. Выберите способ оплаты: наличный или безналичный.

Предоплату или аванс клиент может вносить не только одним платежом, а несколькими частями — тогда на каждую часть формируется отдельный чек.

Как оформить окончательный расчет после предоплаты

Закрывающий чек оформляют в момент передачи товара или оказания услуги — он фиксирует, что расчет с клиентом завершен:

1. Выберите операцию «Приход».

2. Добавьте все товары и услуги, которые передаете покупателю.

3. Укажите полную сумму заказа (итоговую стоимость, а не остаток к доплате).

4. Выберите признак способа расчета «Полный расчет».

Если клиент доплачивает остаток при передаче товара, тогда при приеме денег оформите чек доплаты по правилам выше, а затем — закрывающий чек на полную сумму заказа.

Что делать при возврате предоплаты

Если клиент хочет вернуть деньги, нужно сделать это через чек возврата прихода. В нем нужно:

• указать сумму, которую возвращаете;

• сохранить основные данные из первоначального чека;

• выбрать тот же признак расчета, что был в первом чеке (предоплата, предоплата 100%, аванс).

Подробнее, как сделать возврат на кассе, рассказали отдельно.

В учетной системе нужно списать предоплату как задолженность перед клиентом и оформить это операцией «Возврат покупателю». Если с этой суммы уже начислили НДС, его также потребуется восстановить по той налоговой ставке, которая была указана в чеке.

Ошибки при работе с предоплатой и как их избежать

Разберем типовые ошибки:

1. Пробили только один чек предоплаты. При расчете с предоплатой каждый этап фиксируется отдельным чеком: первый при получении денег, второй при передаче товара.

2. Перепутали признак расчета «аванс» и «предоплата». Используйте следующую подсказку. Если товар и его цена уже определены — в чеке нужен признак «предоплата» (полная или частичная). Если состав или сумма еще не известны — это «аванс».

3. Вернули предоплату без чека. Когда покупатель отказывается от заказа, нужно оформить чек возврата прихода на сумму предоплаты.

4. Забыли указать наименование товара в чеке полного расчета. В закрывающем чеке нужно указать, что именно передали клиенту (наименование, количество и цену). Отсутствие этих реквизитов считается нарушением. Все про реквизиты в чеке — читайте тут. 

5. Не учли аванс в бухгалтерском учете после передачи товара. Как только товар передан и пробит второй чек, аванс нужно перевести в выручку, иначе будет числиться задолженность перед покупателем, и это создаст расхождения при налоговых проверках.

Что важно запомнить

• Чек предоплаты — это фискальный документ, который оформляют, когда клиент платит заранее, а товар или услугу получит позже.

• Расчет с предоплатой требует нескольких чеков. Сумма может вноситься частями, тогда на каждый приме денежных средств формируется отдельный чек, а финальный этап расчета фиксируется закрывающим чеком.

• Признак «предоплата» используют, когда товар и цена уже известны. Если состав заказа или итоговая сумма еще не определены — это «аванс».

• Возврат предоплаты необходимо оформлять через чек возврата прихода.